ระบบวางแผนและบริหารการผลิตร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น (7- eleven)

ประวัติร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น (7 – eleven)

ชื่อกิจการ: บริษัท ซี.พี.เซเว่นอีเลฟเว่น จำกัด (มหาชน)
ผู้ร่วมทุน: ซี.พี.กรุ๊ป
ประเภทธุรกิจ: การค้าปลีก
เริ่มดำเนินการ: 10 พฤษภาคม 2532
ผู้ก่อตั้ง: นายธนินท์ เจียรวนนท์
สำนักงานใหญ่: ถนนสีลม กรุงเทพฯ
ยอดขาย: 26,000 ล้านบาท (พ.ศ. 2543)

แนวคิดธุรกิจ
เซเว่นอีเลฟเว่นมีประวัติยาวนานเกือบหนึ่งศตวรรษ ก่อกำเนิดขึ้นมาจากแนวคิดของ จอห์น เจฟเฟอร์สัน กรีน หรือ อังเคิล จอห์นนีย์ ในปี พ.ศ. 2470 ก่อนจะใช้ชื่อ เซเว่นอีเลฟเว่น ผู้เริ่มต้นบุกเบิกได้จัดตั้ง บริษัทเซาธ์แลนด์ไอซ์คัมปะนี ที่เมืองดัลลัส มลรัฐเท็กซัส สหรัฐอเมริกา ดำเนินธุรกิจจำหน่ายน้ำแข็งที่ใช้สำหรับเก็บอาหารในการขนส่ง รวมทั้งเพื่อใช้บริโภค จากนั้นในปี พ.ศ. 2489 ก็ได้เปลี่ยนชื่อใหม่เป็น เซเว่นอีเลฟเว่น (7-ELEVEN) เพื่อชี้บอกเวลาเปิดดำเนินการของร้านค้ายุคนั้น ตั้งแต่ 7 โมงเช้าถึง 5 ทุ่มทุกวัน
เมื่อวันที่ 7 พฤศจิกายน 2531 ผู้นำซีพีกรุ๊ปตัดสินใจเซ็นสัญญาซื้อลิขสิทธิ์ยี่ห้อ เซเว่นอีเลฟเว่น ต่อมาวันที่ 10 พฤษภาคม 2532 ได้จดทะเบียนในนามบริษัท ซี.พี.เซเว่นอีเลฟเว่น จำกัด(มหาชน) ตลอดระยะเวลา 13 ปี ของการดำเนินงาน ซี.พี.เซเว่นอีเลฟเว่น มีสาขากระจายไปทั่วประเทศกว่า 2,000 สาขา (พ.ศ. 2543) ด้วยปรัชญาที่ว่า ก้าวหน้าด้วยคุณภาพ ด้วยเทคโนโลยีที่ล้ำยุค และบริการที่เป็นเลิศ จำหน่ายสินค้าอุปโภคบริโภคกว่า 3,000 ชนิด มียอดขายประมาณปีละ 20,000-26,000 ล้านบาท
7-Eleven เป็นกิจการค้าปลีกในลักษณะร้านสะดวกซื้อ ซึ่งดำเนินธุรกิจจัดจำหน่ายสินค้าอุปโภคบริโภค และการให้บริการต่างๆ เพื่อให้ผู้บริโภคได้รับความพึงพอใจสูงสุด จนถึงปัจจุบัน 7-Eleven ได้รับความสำเร็จเป็นอย่างมาก ทั้งในด้านยอดรวมการจำหน่าย และการขยายสาขาไปยังภูมิภาคต่างๆ กว่า 4,227 สาขา (ข้อมูล ณ วันที่ 8 ต.ค. 2550) ทั่วประเทศ
ทั้งนี้ บริษัท ซีพี ออลล์ จำกัด (มหาชน) ทำการขยายกิจการให้กว้างขึ้นโดยใช้ระบบแฟรนไชส์ หรือการให้อนุญาตสิทธิช่วง ซึ่งเปิดโอกาสให้ผู้สนใจ สามารถเข้ามาบริหารกิจการ ที่คุ้มค่าต่อการลงทุน ภายใต้ระบบอันทันสมัย โดยบริษัทฯ จะให้ความช่วยเหลือในการดำเนินธุรกิจอย่างใกล้ชิด ให้ความรู้ความเข้าใจในการบริหารงาน หลักการคัดเลือกสินค้า ระบบการเงิน มีแผนส่งเสริมการขายและแผนการโฆษณาทั่วประเทศอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งจัดส่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการไปช่วยแนะนำและแก้ปัญหาต่างๆ สำหรับท่านที่สนใจสามารถคลิกดูรายละเอียดต่างๆ เพื่อการเข้าร่วมเป็นหนึ่งในแฟรนไชส์ ของร้าน 7-Eleven
ที่มาของชื่อ “7-eleven”
ร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น เป็นร้านสะดวกซื้อที่คนเมืองคุ้นเคย เพราะเปิดบริการตลอด 24 ชั่วโมง ทุกวันไม่มีวันหยุด อย่างไรก็ตาม ในยุคแรกๆ ร้านเซเว่นฯ เปิดบริการในช่วงเวลา 07.00 น. - 23.00 น. (7 a.m.-11 p.m.) เท่านั้น จึงเป็นที่มาของชื่อร้าน 7-ELEVEn ถ้าเราลองสังเกตเครื่องหมายการค้าดูให้ดี จะเห็นว่าอักษรภาษาอังกฤษในคำว่า ELEVEN นั้น เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ยกเว้นเพียง “ตัวเอ็น” ที่เป็นตัวพิมพ์เล็ก โดยมีเรื่องเล่าถึงที่มาของเรื่องนี้ว่า โลโก้ดังกล่าวถูกออกแบบตามหลักเรื่องตัวเลขของฮวงจุ้ย โดยอักษรเอ็นตัวเล็ก มีรูปร่างและทำหน้าที่เหมือนกับแม่เหล็ก เพื่อคอยดูดโชคลาภและเงินทอง เซเว่น-อีเลฟเว่น เป็นบริษัทที่ให้บริการร้านสะดวกซื้อ ที่มีสาขามากที่สุดใน 20 ประเทศและเขตเศรษฐกิจ ได้แก่ ญี่ปุ่น สหรัฐฯ แคนาดา นอร์เวย์ สวีเดน เดนมาร์ก เกาหลีใต้ ออสเตรเลีย ไต้หวัน สาธารณรัฐประชาชนจีน ฮ่องกง มาเลเซีย เม็กซิโก ฟิลิปปินส์ ไทย สิงคโปร์ เปอร์โตริโก แอฟริกาใต้ โดย 7-ELEVEn เคยไปเปิดตัวที่อังกฤษและไอร์แลนด์ในช่วงทศวรรษที่ 1990 แต่ว่าไม่ได้รับความนิยมเท่าที่ควร แรกเริ่ม บริษัทเซเว่น-อีเลฟเว่น ถือกำเนิดภายใต้ชื่อ บริษัทเซาท์แลนด์คอร์ปอเรชัน ซึ่งก่อตั้งที่เมืองโอกคลิฟฟ์ ในดัลลัสเคาน์ตี มลรัฐเทกซัส สหรัฐฯ เมื่อปี 1927 ซึ่งในยุคเริ่มกิจการนั้น บริษัทนี้ดำเนินกิจการผลิตและจำหน่ายน้ำแข็ง ต่อมาจึงเริ่มจำหน่ายสินค้าอุปโภคบริโภค เช่น นม ขนมปัง สบู่ ในร้านด้วย เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับลูกค้า กระนั้น ในช่วงแรกนั้นทางบริษัทเคยใช้ชื่อร้านว่า “โทเท’มสโตร์” และ “สปีดี-มาร์ต” ก่อนจะเปลี่ยนมาใช้ชื่อ “เซเว่น-อีเลฟเว่น” ในปี 1946 ปัจจุบัน เกือบร้อยละ 40 ของร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น ทั่วโลก อยู่ในประเทศญี่ปุ่น เนื่องจากเมื่อปี 1991 บริษัทอิโตะ-โยกาโดะของญี่ปุ่นได้เข้าไปซื้อหุ้นของบริษัทเซาท์แลนด์คอร์ปอเรชัน จนกลายเป็นผู้ถือหุ้นส่วนใหญ่ของบริษัท และในปีเดียวกันนั้น ทางเซาท์แลนด์คอร์ปอเรชันได้เปลี่ยนชื่อเป็น บริษัทเซเว่น-อีเลฟเว่น อย่างไรก็ตาม ในเดือนพฤศจิกายน 2005 ทางบริษัทเซเว่น-อีเลฟเว่นเจแปน ได้เข้าไปซื้อหุ้นส่วนที่เหลือในบริษัท เซเว่น-อีเลฟเว่น ทำให้บริษัทเจ้าของตำนานร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น แห่งมลรัฐเทกซัส กลายมาเป็นบริษัทของญี่ปุ่นไปโดยปริยาย กระนั้น บริษัทเซเว่น-อีเลฟเว่นเจแปนนั้น ก็เป็นบริษัทย่อยของบริษัทเซเวนแอนด์ไอโฮลดิง ซึ่งเป็นเจ้าของเครือข่ายร้านอาหารเดนนีส์ของสหรัฐฯในญี่ปุ่นอีกด้วย ฝากข้อมูลไว้อีกนิดสำหรับคนที่ชื่นชอบตัวเลขสถิติ ประเทศที่มีสาขาของร้านสะดวกซื้อแห่งนี้มากที่สุดก็คือ ประเทศญี่ปุ่นซึ่งมีมากกว่า 10,000 สาขา (จากทั้งหมดกว่า 28,000 สาขาทั่วโลก) อันดับ 2 ก็คือสหรัฐอเมริกาที่มีอยู่ประมาณ 6,000 สาขา และอันดับ 3 ได้แก่ ไต้หวัน ที่มีจำนวนสาขากว่า 3,680 สาขา ส่วนร้าน เซเว่น-อีเลฟเว่น ในประเทศไทยนั้นปัจจุบันมีสาขาอยู่ราว 3,500 สาขา โดยสาขาแรกของประเทศไทยนั้นอยู่ที่หัวมุมถนนพัฒนพงษ์

เซเว่นอีเลฟเว่น ซัพพลายเชน
การหาความต้องการที่แท้จริงของผู้บริโภคในสินค้าและบริการ มีการร่วมมือกันระหว่างผู้ค้าปลีกกับสำนักงานใหญ่ ซี.พี. ประมวลผลผ่านระบบคอมพิวเตอร์ออนไลน์ แล้วจัดส่งข้อมูลความต้องการล่วงหน้าไปยังผู้ผลิตที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดส่งสินค้ามายังศูนย์กระจายสินค้า “แม็คโค” แล้วกระจายไปยังร้านค้าเซเว่นอีเลฟเว่นทุกแห่ง สัปดาห์ละครั้งด้วยปริมาณที่เหมาะสมกับความต้องการ หน้าที่หลักของร้านค้าคือ การขายรับชำระเงินสด และการจัดสินค้าหน้าร้านตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ การเติมเต็มสินค้ารอบใหม่โดยผู้ผลิตจะกระทำอย่างต่อเนื่อง ทำให้ผู้บริโภคมีสินค้าอยู่ตลอดเวลาและสะดวกซื้อที่สาขาใกล้บ้าน บางสาขายังมีบริการจัดส่งถึงบ้านด้วย เป็นการอำนวยความสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับลูกค้าประจำที่ซื้อจำนวนมาก

ลักษณะสินค้า และบริการ
จัดจำหน่าย สินค้าอุปโภคบริโภค และการให้บริการต่างๆ สินค้าที่ทาง เซเว่น - อีเลฟเว่น นำมาจำหน่ายนั้นก็จะเป็นสินค้าอุปโภคบริโภคต่างๆ จุดเด่นของที่นี่คงจะเป็นในเรื่องของการจัดเรียงสินค้าให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย โดยจะเน้นอาหารและเครื่อง ดื่มเป็นหลัก อีกทั้งเวลาของการเปิดให้บริการที่เปิดตลอด 24 ชม. จึงสนองความต้องการของกลุ่มผู้ บริโภคได้เป็นอย่างดี


ปัจจัยแห่งความสำเร็จ
1. การบริหารและวิธีการขยายสาขาเพื่อประสิทธิภาพและเหนือผู้แข่งขัน มีการกำหนดตัวแบบการบริหารและการจัดการสมัยใหม่จากบริษัทเซาธ์แลนด์ คอร์ปอเรชั่น จำกัด กล่าวคือ โครงสร้างองค์การแนวราบ ระบบการทำงาน ระบบเอกสาร ระบบสนับสนุนด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ มุ่งพัฒนาคนควบคู่กับวิทยาการจัดการสมัยใหม่ กำหนดงานให้เหมาะสมกับคน และกำหนดคนให้เหมาะสมกับงาน
2. การขยายสาขาด้วยระบบแฟรนไชส์ เพื่อสนองนโยบายขยายสาขาอย่างรวดเร็วตั้งแต่ พ.ศ. 2534 บริษัท ซี.พี.เซเว่นอีเลฟเว่น จำกัด ได้เปิดระบบแฟรนไชส์ ขยายสาขาไปทั่วประเทศด้วยยุทธศาสตร์แบบจากเมืองสู่ป่าโดยใช้ป่าล้อมเมือง ขยายสาขาออกไปสู่ต่างจังหวัดทั้งที่เป็นชุมชนในเมืองใหญ่และชานเมืองโดยประสานวิธีการ 3 ประการเข้าด้วยกัน
ประการที่ 1 บริษัท ซี.พี.เซเว่นอีเลฟเว่น จำกัด เป็นผู้ลงทุนขยายสาขาเองร้อยเปอร์เซนต์
ประการที่ 2 มีการร่วมทุนกับนักลงทุนท้องถิ่นในลักษณะแฟรนไชส์ ซึ่งเป็นการร่วมลงทุนระหว่างบริษัทกับผู้สนใจ
ประการที่ 3 เปิดให้ร้านผู้ค้าส่งหรือผู้ประกอบการค้าปลีกรายใหญ่หรือนักลงทุนหน้าใหม่ ที่ไม่เคยประกอบธุรกิจการค้าปลีกมาก่อนได้รับสิทธิช่วงใน อาณาเขต เรียกย่อ ๆ ว่า ระบบแฟรนไชส์ซีซัพเอเยนต์
3. การสนับสนุนช่วยเหลือแฟรนไซส์ชี บริษัท ซี.พี.เซเว่นอีเลฟเว่น จำกัด ให้ความช่วยเหลืออย่างใกล้ชิดแก่แฟรนไซส์ ดังนี้
- ให้ความช่วยเหลือในการบริหารงาน ได้แก่ ระบบการเงิน การจัดสต็อกสินค้า การคัดเลือกสินค้า การฝึกอบรมพนักงาน เป็นต้น
- การจัดส่งเจ้าหน้าที่ของบริษัทไปช่วยในการจัดวางสินค้าแก่ร้านที่เปิดใหม่ในช่วง 2 เดือนแรก
- ให้ยืมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ประกอบธุรกิจตลอดอายุของสัญญาโดนร้านค้าต้องร่วมรับผิดชอบค่าบำรุงรักษา
- วางแผนการตลาดด้านการโฆษณา การออกแบบร้าน และการจัดการส่งเสริมการขาย

4. กลยุทธ์ทางการค้าแบบใหม่
กลยุทธ์ที่1 ผสมผสานระหว่างจุดเด่นของร้านโชวห่วยกับร้านสะดวกซื้ออย่างผสมกลมกลืน
กลยุทธ์ที่2 เลือกทำเลที่ตั้งร้านให้เหมาะสมและจัดวางสินค้าอย่างเป็นระบบระเบียบง่ายแก่การเลือกซื้อ
กลยุทธ์ที่3 คนคือหัวใจสำคัญของเซเว่นอีเลฟเว่น สร้างความเป็นเลิศด้วยการทำงานเป็นทีม
กลยุทธ์ที่4 รวมคนเก่งและซื่อสัตย์ เน้นวิธีการกระจายอำนาจ
กลยุทธ์ที่5 เผชิญหน้ากับการแข่งขันอย่างไม่หวั่นเกรงด้วยนโยบายก้าวกระโดดอย่างรวดเร็ว ขยายสาขาอย่างรีบเร่ง
กลยุทธ์ที่6 จากเมืองสู่ป่า ใช้ป่าล้อมเมือง
กลยุทธ์ที่7 ปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานการณ์สามารถเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาส
กลยุทธ์ที่8 เพิ่มยอดจำหน่ายเพิ่มรายได้และลดต้นทุนค่าใช้จ่าย
กลยุทธ์ที่9 ใช้เทคโนโลยีที่ก้าวล้ำยุคและการบริหารทุกระดับประทับใจ

ระบบโลจิสติกส์และการบริหารจัดการ

โลจิสติกส์" (Logistics) มาจากศัพท์กรีก แปลว่า ศิลปะในการคำนวณ โดยที่ปัจจุบัน
The Council of Logistics Management (CLM) ให้นิยามว่า "กระบวนการในการวางแผน ดำเนินการและควบคุมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการไหล การจัดเก็บวัตถุดิบ สินค้าคงคลังในกระบวนการสินค้าสำเร็จรูปและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดที่มีการใช้งาน โดยมีเป้าหมายเพื่อสอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค" วัตถุประสงค์ที่มีความสำคัญอันดับแรกของการจัดการระบบโลจิสติกส์ในระบบธุรกิจ คือการสร้างประโยชน์จากเวลาและสถานที่ หรือการสร้างคุณค่าโดยการนำสินค้าจากต้นกำเนิดไปสู่ที่ๆ มีความต้องการ หน้าที่นี้ก็คือการนำสินค้าจากแหล่งที่ถูกต้องในรูปแบบ จังหวะเวลา คุณภาพปริมาณที่ถูกต้องด้วยต้นทุนที่พอเหมาะไปสู่สถานที่ที่ถูกต้อง พันธกิจของการบริหารโลจิสติกส์ คือ การวางแผน การดำเนินงาน และประสานการดำเนินงานในกิจกรรมต่างๆ ที่มุ่งบรรลุผลในด้านการตอบสนอง ความต้องการของลูกค้า โดยการนำเสนอบริการและคุณภาพในระดับที่เหนือกว่าด้วยต้นทุนการดำเนินงานที่สามารถแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ กิจกรรมที่อยู่ในขอบข่ายการกระบวนการโลจิสติกส์ ประกอบด้วย งานบริการลูกค้าการวางแผนเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งของอาคารโรงงาน คลังสินค้า การพยากรณ์และการวางแผนอุปสงค์การจัดซื้อจัดหา การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการวัตถุดิบ การเคลื่อนย้ายวัตถุดิบ การบรรจุหีบห่อการดำเนินการกับคำสั่งซื้อ การขนของและการจัดส่ง โลจิสติกส์ย้อนกลับ (เช่น การจัดการสินค้าคืน) การจัดการกับช่องทางจัดจำหน่าย การกระจายสินค้า คลังสินค้าและการเก็บสินค้าเข้าคลังการจราจรและการขนส่ง กิจกรรมการแปรรูปเพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ การรักษาความปลอดภัยสำหรับการจัดการและการวางแผนระบบโลจิสติกส์นี้สำคัญมาก เพราะจะต้องมีแบบแผนและข้อกำหนดที่ชัดเจน โดยตั้งกฎให้ผู้ปฏิบัติทำอย่างเคร่งครัด ต้องมีการรายงานส่งเป็นลายลักษณ์อักษร และให้หัวหน้างานลงนามกำกับเพื่อตรวจสอบสินค้าอีกครั้ง แล้วจึงลงนามกำกับรับผิดชอบ และต้องมีการเขียนหมายเหตุทุกขั้นตอนการจัดการระบบโลจิสติกส์ มีดังต่อไปนี้

1. การจัดระบบขนส่งลำเลียงภายในโรงงานของผู้ผลิตสินค้าสินค้าที่ผลิตต้องมีการตรวจสอบว่าได้มาตรฐานผ่านเป็นที่เรียบร้อย แล้วจึงจะทำการส่งมาเก็บไว้ในโกดัง ซึ่งการจัดการลำเลียงขนย้ายภายในโรงงาน จะต้องมีภาชนะใส่สินค้าบรรจุป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นได้ต่อสินค้านั้น ๆ หรือทำการบรรจุใส่กล่องสินค้าสำหรับสินค้าสำเร็จรูป แล้วนำมารวมกันไว้ให้เรียบร้อยสะดวกต่อการที่จะขนส่งออกไปภายนอกโรงงานหรือจัดส่งให้กับลูกค้าต่อไป
2. การทำบัญชีสินค้าเข้าออกและสินค้าคงคลัง หัวหน้าคลังสินค้าต้องทำบัญชีสินค้าเข้าออกและสินค้าคงคลังว่ามีจำนวนเท่าไรในแต่ละวัน และบันทึกผู้ที่มารับสินค้าไปตามรายละเอียดแบบฟอร์มกรอกข้อความของโรงงาน สำหรับโรงงานที่มีการส่งออกไปต่างประเทศโดยตรง ก็ต้องประสานงานกับฝ่ายส่งออกโดยที่ฝ่ายส่งออกจะเป็นผู้ติดต่อดำเนินการด้านการขนส่งสินค้าและพิธีการศุลกากร
3. การจัดซื้อวัตถุดิบและการจัดเก็บ เพื่อให้ทันกับการผลิตแบบสนองความต้องการของลูกค้าและบริหารการจัดส่ง การผลิตอาจมีความจำเป็นในการสั่งวัตถุดิบจากที่อื่นมาทด แทนในกรณีที่วัตถุดิบที่มีอยู่ไม่พอเพียงเพื่อให้ผลิตได้ทันและจัดส่งตามใบสั่งซื้อจากลูก ค้าโดยเฉพาะลูกค้าในประเทศที่จะต้องจัดส่งให้ทันเวลาและมีลูกค้าจำนวนหลากหลาย
4. การบริหารบุคลากรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยต้องมีความรับผิดชอบต่อคุณภาพสินค้าและเวลาที่จะต้องส่งมอบสินค้า หรืออาจจะมีการโยกย้ายไปแผนกอื่น ๆ บ้าง การบริหารบุคลากรต้องมีการอบรมกันเป็นประจำถึงแม้ว่าจะไม่เกิดปัญหาใดก็ตาม ทั้งนี้เพื่อให้เข้าใจในกระบวนการผลิตสินค้า ซึ่งจะต้องส่งให้ทันเวลากับสายการผลิตของลูกค้าแต่ละราย ถ้าส่งไม่ทันก็จะทำให้การผลิตต่อเนื่องของลูกค้านั้น ๆ ได้รับผลกระทบล่าช้าตามมาด้วย
5. กรณีสินค้าผลิตไม่ได้มาตรฐาน ถ้ามีการขนส่งออกไปอาจจะถูกส่งกลับมา ทำให้เสียค่าขนส่งเพิ่มขึ้นและเสียหายต่อต้นทุนในการผลิตชดเชยโดยเปล่าประโยชน์ และจำเป็นที่จะต้องนำไปส่งอีกครั้ง ซึ่งต้นทุนการขนส่งจะเพิ่มเป็น 2 เที่ยว และการจัดเก็บสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพก็เป็นภาระในการแปรสภาพ ส่วนสินค้าคืนที่ยังพอที่จะขายลดราคาได้ ก็ต้องเก็บรักษาไว้อย่างดีรอลูกค้าที่จะมาเหมาเพื่อส่งไปขายได้อีกทั้งในประเทศและนอกประเทศ ซึ่งก็มีบริษัทรับซื้ออยู่เสมอและผู้ที่มารับซื้อไปแล้วก็ต้องมีการบริหารคลังสินค้าแบบโลจิสติกส์ด้วย
6. ระบบโลจิสติกส์ที่ทำกันอย่างดีมีคุณภาพ มีข้อสำคัญคือ รถบรรทุกและพนักงานขับรถ ต้องระลึกไว้ด้วยว่า รถบรรทุกคือเครื่องจักรชนิดหนึ่งที่ใช้นำพาสินค้าเพื่อการส่งมอบนั้น ขับเคลื่อนไปมาได้โดยอาศัยพนักงานขับรถ การเลือกใช้รถต้องให้เหมาะสมกับกิจการของตัวเองตามลักษณะของงานและต้องบำรุงรักษากันตามกำหนด ซึ่งไม่ต่างจากเครื่องจักรทั่วๆไป การประหยัดค่าน้ำมัน การประหยัดค่าสึกหรอ อุปกรณ์สิ้นเปลืองต่างๆ การประกันอุบัติเหตุและความเสียหายของสินค้า ฯลฯนั้นเป็นงานใหญ่อีกงานหนึ่งที่อาจต้องสร้างขึ้นเป็นแผนกใหญ่อีกแผนกหนึ่งโดยเฉพาะถ้ามีงานขนส่งมากหลายๆโรงงานมักใช้วิธีจ้างบริษัทขนส่งมารับช่วงต่อเพื่อที่จะลดภาระในองค์กร โดยจะจ้างบริษัทขนส่งที่ค่อนข้างมีบริการดี มีระบบโลจิสติกส์แบบครบวงจร นั่นคือ การบริการแบบเบ็ดเสร็จ ณ ที่เดียวที่เรียกว่า one stop service พร้อมด้วยการรายงานและให้คำปรึกษาพร้อมร่วมกันวางแผนงานกับลูกค้าตลอดเวลา

การที่จะสร้างและทำธุรกิจแบบโลจิสติกส์ในด้านบริการ มี 4 ลักษณะคือ
- แบบในประเทศ
- แบบสากลระหว่างประเทศ(การส่งออก)
- งานโครงการขนาดใหญ่ที่มีการใช้รถเครื่องกลขนาดใหญ่และรถบรรทุกขนาดใหญ่
- การขนส่งผลิตภัณฑ์เกษตรกรรม

1. แบบภายในประเทศ
การขนส่งภายในประเทศทำการกันเป็นแบบขนส่งทั่ว ๆ ไปและ แบบส่งร่วมแต่ยังไม่ถึงมือลูกค้าโดยตรง ทุกวันนี้ มีพัฒนาการออกแบบตัวรถบรรทุกให้มีความสะดวกและทันสมัยมากขึ้น และคงอีกไม่นานนัก จะมีนักลงทุนสร้างเครือข่ายสาขาศูนย์โลจิสติกส์แต่ละภูมิภาคหลายสาขาเพื่อให้ได้รับสินค้าทั้งขาไปและขากลับ เพื่อเป็นการลดต้นทุนและเพิ่มรายได้ ซึ่งส่วนหนึ่งจะทำให้ค่าขนส่งมีราคาถูกลงได้บ้าง การก่อสร้างคลังสินค้าแบบลักษณะโลจิสติกส์จะต้องจ้างวิศวกรซึ่งมีความรู้ด้านโลจิสติกส์พอควร ทั้งนี้เพื่อออกแบบให้มีความสะดวก ปลอดภัย ทันสมัย และกำหนดสิ่งอำนวยความสะดวกให้ครบถ้วน ในการที่จะประกอบกิจการของแต่ละสาขานั้น ๆ รวมทั้งการใช้คอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์ทั้งในกิจกรรมของบริษัทและที่จะขยายไปถึงลูกค้าแต่ละรายด้วย การจัดเก็บรักษา การคัดเลือกและแยกหรือรวมสินค้าเพื่อให้เกิดความสะดวกในการที่จะส่งของในคราวต่อไป
2. แบบสากลระหว่างประเทศ (การส่งออกและนำเข้าสินค้า)
การขนส่งสินค้าออกและสินค้าเข้าคือเมื่อสินค้าพร้อมที่จะส่งออกจากโกดังโลจิสติกส์ หรือคลังสินค้าของโรงงานแล้ว หมายถึงว่ามีการแพคกิ้งเป็นมาตรฐานเพื่อการส่งออกและพร้อมด้วยใบอนุญาตต่าง ๆ ถ้าจำเป็นต้องใช้แล้วบริษัทขนส่งระบบโลจิสติกส์จะดำเนินการล่วงหน้าดังนี้
- การจองเรือเดินสมุทรหรือสายการบิน (Freight forwarder)
- การผ่านพิธีการทางศุลกากรและสิทธิพิเศษต่าง ๆ ที่จะได้รับชดเชยภาษี
- นำตู้คอนเทนเนอร์มาบรรจุที่โกดังโลจิสติกส์หรือคลังสินค้าของโรงงานแล้วบรรทุกไปที่ท่าเรือที่กำหนดไว้
ระบบโลจิสติกส์สามารถให้บริการกับโรงงานที่มีสินค้าเป็นของตัวเองได้ เช่น การตรวจสินค้าที่จะส่งออกและทำบัญชีสินค้าคงคลังได้ และหากได้รับความเชื่อถือมากอาจจะให้บริการการบริหารคลังสินค้าแบบเบ็ดเสร็จและการทำแพคกิ้งลังสินค้าการบรรจุสินค้าเข้าตู้คอนเทนเนอร์เหมือนในบางประเทศก็ได้มีการดำเนินการอยู่บ้างแล้ว
3. งานโครงการขนาดใหญ่
งานก่อสร้างโครงการขนาดใหญ่ที่ต้องใช้เครื่องกลหนักหรือโรงงานอุตสาหกรรมหนักที่ต้องมีเครื่องจักรน้ำหนักมาก อีกทั้งยังเกี่ยวข้องกับการขนส่งวัสดุก่อสร้างหรือวัตถุดิบสำหรับการผลิตจำนวนมาก การรับงานขนส่งเคลื่อนย้ายเครื่องกลและเครื่องจักรขนาดหนักและวัสดุนี้ต้องใช้วิศวกรคิดคำนวณ สำรวจเส้นทาง วางแผนการทำงานโดยละเอียด ซึ่งงานลักษณะนี้จะต้องเขียนรายงาน ขั้นตอนในการที่จะทำงานและความเป็นไปได้อย่างละเอียดเสนอต่อเจ้าของงาน โดยใช้ระบบโลจิสติกส์มาช่วยในการจัดการและบริหารวางแผนงานต่าง ๆ ทั้งนี้เพื่อช่วยให้งานนั้นมีความราบรื่นด้วยดี
4. การขนส่งพืชเกษตร-ผลไม้และสัตว์น้ำ
การขนส่งลักษณะนี้จำเป็นต้องใช้รถบรรทุกแบบมิดชิด มีการควบคุมอุณหภูมิ เช่นประมาณ 24 องศาสำหรับพืชเกษตร ทั้งนี้แล้วแต่พืชผักแต่ละชนิด และแช่แข็งสำหรับสัตว์น้ำ การออกแบบภายในรถบรรทุกจะต้องมีชั้นและช่องวางสินค้าเพื่อป้องกันความเสียหายจากการซ้อนทับกัน หรือใส่ภาชนะบรรจุพลาสติกโดนสามารถซ้อนกันได้ ภาชนะบรรจุที่ได้มาตรฐานสามารถใช้ได้ทั้งการส่งภายในประเทศและการส่งออกไปต่างประเทศด้วย สำหรับการขนส่งสินค้าเกษตรกรรมในปริมาณมากที่ใช้การขนส่งทางน้ำ ถ้าเป็นการส่งออกก็จะใช้เรือฉลอมซึ่งสามารถเข้าไปเทียบกับเรือเดินสมุทรได้โดยตรง
ภาชนะบรรจุ กล่องกระดาษหลายชนิดซึ่งมีความแข็งพอที่จะซ้อนกันได้สูงก็เป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้สินค้านั้นๆปลอดภัยแต่ก็ต้องเสียค่าบริการกล่องกระดาษด้วย สำหรับสินค้าที่อาจแตกเสียหายได้ง่าย ก็ต้องทำการแพ็คกิ้งใหม่หรืออาจจะใช้วิธีตอกลังไม้เพิ่ม ถึงแม้ว่าจะเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นบ้างแต่สินค้าถึงมือผู้รับโดยปลอดภัย ปัจจุบันได้มีการพัฒนาด้านบรรจุภัณฑ์อย่างมาก ในต่างประเทศที่เจริญมากแล้ว ภาชนะบรรจุมักเน้นให้มีแบบที่สวยงามอย่างพิถีพิถัน ซึ่งราคาภาชนะบรรจุอาจสูงมากพอ ๆ กับราคาสินค้า โดยเฉพาะสินค้าที่เป็นของกินและอาหาร
การประหยัดพลังงานขนส่ง การขนส่งนอกจากการกำหนดความเร็วแล้ว มีการอบรมให้พนักงานขับรถคำนึงถึงการประหยัดพลังงาน กฎจราจร เส้นทางในการขนส่ง รายละเอียดการประกันภัย การบำรุงรักษาสภาพรถให้ดีตามกำหนดเวลา ปัจจุบันมีการใช้กล่องดำหรือวิธีอื่น ๆ มาใช้ตรวจสอบการทำงานของรถแต่ละคัน และตรวจสอบวิเคราะห์การสิ้นเปลืองของการใช้น้ำมันเชื้อเพลิง ในต่างประเทศที่เจริญมากมีการใช้ระบบดาวเทียมติดตามการเดินทางของรถแต่ละคัน ซึ่งทำให้สามารถสื่อสารกับพนักงานขับรถได้ตลอดเวลา


พัฒนาการของระบบโลจิสติกส์

ธุรกิจโลจิสติกส์ เริ่มต้นการพัฒนามาจากการจัดส่งสินค้าเป็นหลัก ต่อมาธุรกิจที่เกี่ยวกับการขนส่งสินค้าได้แตกย่อยออกมาเป็นบริการจัดการคลังสินค้า การบริการกระจายสินค้า การบริการบรรทุกสินค้า และการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ ต่อมาธุรกิจโลจิสติกส์ได้ผนวกขั้นตอนก่อนการผลิต (Pre-production) เข้ามารวมด้วย เช่น การจัดหาวัตถุดิบ และการสต็อกสินค้า มาจนถึงยุคปัจจุบัน โลจิสติกส์ได้รวมไปถึงการจัดการห่วงโซ่อุปทานทั้งระบบ โดยรวมผู้ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและการกระจายสินค้าทั้งหมด เช่น Supplier ผู้ผลิต ผู้ค้า และผู้จัดจำหน่าย นอกจากนี้ยังเกิดบริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่ที่ให้บริการธุรกิจโลจิสติกส์สมัยใหม่แบบครบวงจรที่เรียกว่า Third Party Logistics (3PLs) ซึ่งทำหน้าที่ประสานภารกิจต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโลจิสติกส์เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การบรรจุหีบห่อ การติดฉลากสินค้า การจัดส่งสินค้า และการกระจายสินค้า ทั้งนี้เนื่องจากผู้ผลิตต้องการลดความเสี่ยงในเรื่องโลจิสติกส์ซึ่งมีความซับซ้อนมากขึ้น ดังนั้น โลจิสติกส์ หมายถึง กระบวนการในการวางแผน จัดสายงาน และควบคุมกิจกรรมเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการไหลของสินค้าตั้งแต่จุดเริ่มจัดหาวัตถุดิบไปถึงจุดที่มีการบริโภค เพื่อให้ค่าใช้จ่ายโดยรวมในการกระจายสินค้าต่ำที่สุด และด้วยเหตุนี้โลจิสติกส์จึงเกี่ยวข้องตั้งแต่กระบวนการจัดหาวัตถุดิบและไปสิ้นสุด ณ จุดที่มีการบริโภคสินค้า โดยกิจกรรมหลักของโลจิสติกส์จะประกอบด้วย
(1) การขนส่ง
(2) สินค้าคงคลัง
(3) กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
นอกจากนี้ยังรวมกิจกรรมสนับสนุนอื่นๆ อาทิ การจัดการคลังสินค้า การยกขน การจัดหาวัตถุดิบ และการจัดการด้านข้อมูลการกระจายสินค้า เป็นต้น โดยทั่วไปพบว่าประเทศที่มีพื้นที่บนบกกว้างใหญ่ เช่น สหรัฐอเมริกา ออสเตรเลีย มักจะมีความเชี่ยวชาญโลจิสติกส์ทางบกและอากาศ ส่วนประเทศที่เป็นเกาะ เช่น อังกฤษ สิงคโปร์ ญี่ปุ่น ฮ่องกง มักจะชำนาญโลจิสติกส์ทางน้ำ โดยความสำเร็จในการพัฒนาระบบโลจิสติกส์ของประเทศต่างๆ เหล่านี้จะประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลัก ได้แก่
(1) Physical Distribution หรือการส่งสินค้าไปสู่ผู้บริโภค
(2) Internally Integrated Logistics หรือการเชื่อมโยงการจัดการภายในบริษัท ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบจนส่งถึงมือผู้บริโภค
(3) Externally Integrated Logistics การเชื่อมโยงองค์กรต่างๆ ในห่วงโซ่อุปทานเข้าด้วยกัน และ (4) Global Logistics Management หรือการจัดซื้อวัตถุดิบและจัดส่งสินค้าครอบคลุมทั่วโลก
ทั้งนี้ความสำเร็จในการพัฒนาระบบโลจิสติกส์ข้างต้น ได้ทำให้ต้นทุนด้านโลจิสติกส์ของหลายประเทศ เช่น ญี่ปุ่น สหรัฐอเมริกา และสหภาพยุโรป ลดต่ำลงเหลือเพียงร้อยละ 7-10 ของ GDP เท่านั้น ในทางกลับกัน ระดับการพัฒนาโลจิสติกส์ของประเทศในเอเชียตะวันออก ก็มีความแตกต่างกันมาก เนื่องจากความแตกต่างในเรื่องสาธารณูปโภค ระเบียบพิธีการศุลกากร การประสานงานของระบบราชการ และระดับการใช้ระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม การลดต้นทุนด้านโลจิสติกส์ในเอเซียนั้นจำเป็นต้องแก้ปัญหาในเรื่องระบบสาธารณูปโภค โดยเฉพาะด้านการขนส่ง การพัฒนาธุรกิจบริการด้านโลจิสติกส์ การพัฒนาระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และการแก้ไขระเบียบราชการที่เป็นอุปสรรค ซึ่งจากการศึกษาของธนาคารโลก พบว่า ต้นทุนด้านการขนส่งทางเรือที่ลดลงร้อยละ 1 จะช่วยเพิ่มส่วนแบ่งทางการค้าให้กับผู้ส่งออกได้ถึงร้อยละ 5-8 และหากต้นทุนการขนส่งโดยรวมลดลงร้อยละ 10 จะช่วยเพิ่มปริมาณการค้าได้ถึงร้อยละ 20 ในปัจจุบันประเทศไทยกำลังก้าวไปสู่ขั้นตอนที่ 2 ของการพัฒนาระบบโลจิสติกส์ หรือการพัฒนาไปสู่การเชื่อมโยงการจัดการภายในตัวบริษัท ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบไปจนถึงการจัดส่งสินค้าถึงมือผู้บริโภค อย่างไรก็ตาม ยังต้องใช้ความพยายามอีกมากเพื่อให้ก้าวสู่ขั้นตอนที่ 3 ซึ่งได้แก่ การเชื่อมโยงองค์กรต่างๆ ในห่วงโซ่อุปทานเข้าด้วยกัน ทำให้ปัจจุบันต้นทุนด้านโลจิสติกส์ของไทยยังสูงถึงร้อยละ 25-30 ของผลิตภัณฑ์มวลรวมภายในประเทศ (GDP) ซึ่งสูงกว่าประเทศคู่แข่งโดยเฉพาะจีนซึ่งมีต้นทุนโลจิสติกส์ประมาณร้อยละ 20 ของ GDP เท่านั้น ทั้งนี้ทางภาครัฐได้ประเมินว่า หากประเทศไทยสามารถลดต้นทุนด้านโลจิสติกส์ลงได้เหลือร้อยละ 10 ของ GDP แล้วจะช่วยทำให้รัฐประหยัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นได้ถึง 300,000 ล้านบาท และจะทำให้สินค้าของประเทศไทยสามารถแข่งขันในตลาดโลกเพิ่มขึ้นได้อีกมหาศาล อนึ่ง นอกจากปัญหาเรื่องต้นทุนสินค้าแล้วประเทศไทยยังประสบปัญหาเรื่องขั้นตอนราชการที่ยุ่งยาก ซึ่งทำให้บางครั้งต้องใช้เวลาในการเคลียร์สินค้าที่ท่าเรือ รถไฟ และสนามบิน นานถึง 5 วัน ซึ่งถือว่านานกว่าประเทศคู่แข่งอื่นๆ ในเอเชียไม่ว่าจะเป็นฮ่องกง สิงคโปร์ อินโดนีเซีย ฟิลิปปินส์ มาเลเซีย และจีน จากผลการจัดอันดับการแข่งขันทางด้านโลจิสติกส์ของประเทศต่างๆ ทั่วโลกในปี 2547 โดย International Institute for Management Development (IMD) ประเทศไทยได้รับการจัดอันดับในลำดับที่ 29 จาก 60 ประเทศทั่วโลก ดังแผนภาพที่ 1 อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาลงไปในรายละเอียดจะพบว่า ในแง่โครงสร้างพื้นฐานด้านกายภาพ ประเทศไทยจัดอยู่ในลำดับที่ 50 ดังแผนภาพที่ 2 ซึ่งถือว่ารั้งท้ายประเทศคู่แข่งเป็นส่วนใหญ่ ปัญหาทางด้านกายภาพเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้ต้นทุนทางด้านโลจิสติกส์ (Logistics) ของประเทศไทยสูงถึงร้อยละ 20 - 30 ของ GDP หรืออีกนัยหนึ่งประเทศไทยมีต้นทุนด้านโลจิสติกส์สูงถึง 1.5 ล้านล้านบาท ในการผลิตสินค้าและบริการทั้งหมดของประเทศมูลค่า 6 ล้านล้านบาท ต้นทุนดังกล่าวนับว่าสูงมากเมื่อเทียบกับประเทศที่พัฒนาแล้ว ซึ่งมีสัดส่วนแค่เพียงร้อยละ 7 - 10 ของGDP เท่านั้น
ซึ่งแน่นอนว่าต้นทุนโลจิสติกส์ที่สูงมากเช่นนี้จะเป็นการลดขีดความสามารถในการแข่งขันของประเทศ เนื่องจากทำให้ต้นทุนราคาวัตถุดิบนำเข้าและส่งออกสูงขึ้น แต่ผู้ส่งออกจำเป็นต้องกดราคารับซื้อสินค้าจากผู้ผลิตในประเทศ เพื่อให้ราคาสินค้าที่ส่งออกไปจำหน่ายสามารถแข่งขันได้ในตลาดโลก ด้วยเหตุนี้จึงทำให้เกิดแรงกดดันเรื่องต้นทุนการผลิตและผลกำไรของผู้ประกอบการ ดังนั้น การพัฒนาระบบโลจิสติกส์ของประเทศและการลดต้นทุนด้านการขนส่งจะมีส่วนช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของผู้ประกอบการ และเพิ่มศักยภาพทางเศรษฐกิจของประเทศได้มากขึ้น ในปี 2546 ได้มีการประมาณต้นทุนทางด้านโลจิสติกส์ของประเทศไทยที่ร้อยละ 19.17 ของ GDP ดังแผนภาพที่ 3 โดยแบ่งเป็น 4 กิจกรรมใหญ่ๆ ดังนี้ ร้อยละ 3.09 เป็นค่าบริหารจัดการ ร้อยละ 7.29 เป็นค่าการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง ร้อยละ 0.22 เป็นค่าสร้างและบริหารศูนย์กระจายสินค้า และร้อยละ 8.61 เป็นค่าขนส่ง
ทั้งนี้ทางภาครัฐได้ประเมินว่า หากประเทศไทยสามารถลดต้นทุนด้านโลจิสติกส์ลงได้เหลือร้อยละ 10 ของ GDP จะช่วยทำให้รัฐประหยัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นได้ถึง 300,000 ล้านบาท และจะทำให้สินค้าของประเทศไทยสามารถแข่งขันในตลาดโลกเพิ่มขึ้นได้อีกมหาศาล - ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการขนส่ง (Transportation Cost) กิจกรรมด้านขนส่งที่ก่อให้เกิดต้นทุนขนส่ง ซึ่งต้นทุนด้านนี้สามารถพิจารณาได้หลายทางขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ต้นทุนของหน่วยงาน สามารถแบ่งได้ตามประเภทของลูกค้า ผลิตภัณฑ์ ช่องทางการจัดจำหน่าย เช่น ต้นทุนขนส่งขาเข้ากับต้นทุนขนส่งขาออก เป็นต้น ต้นทุนเหล่านี้แปรผันตามปริมาณการขนส่ง น้ำหนัก ระยะทาง จุดต้นทาง และจุดปลายทาง นอกจากนี้ต้นทุนยังอาจผันแปรตามวิธีการและรูปแบบการขนส่งอีกด้วย - ต้นทุนการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง (Inventory Carrying Cost) เป็นกิจกรรมที่ทำให้เกิดต้นทุนการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง ได้แก่ การควบคุมสินค้าคงคลัง การบรรจุภัณฑ์ การซ่อมแซม และการทำลายสินค้าที่ชำรุด ซึ่งต้นทุนที่เกี่ยวข้องนี้จะแปรผันตามปริมาณสินค้าคงคลัง โดยวัดได้จากต้นทุนเงินทุน ต้นทุนค่าเสียโอกาส ต้นทุนในการดูแลสินค้า และต้นทุนความเสี่ยงจากการจัดเก็บสินค้า - ต้นทุนคลังสินค้า (Warehousing Cost) คือต้นทุนที่เกี่ยวกับคลังสินค้าประกอบด้วยการเลือกสถานที่ตั้งโรงงานและคลังสินค้า ดูแลรักษาคลังสินค้า กิจกรรมภายในคลังสินค้า การบริหารจัดการคลังสินค้า ต้นทุนนี้จะแปรผันตามจำนวนและสถานที่ตั้งของคลังสินค้า - ต้นทุนการบริหารจัดการ (Administration Cost) เป็นกิจกรรมในระดับจุลภาค ได้แก่ ต้นทุนที่เกี่ยวกับกิจกรรมที่กำหนดระดับการให้บริการลูกค้า (ประกอบด้วย ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการสั่งสินค้า การจัดหาอะไหล่ และการให้บริการสนับสนุนอื่นๆ และค่าใช้จ่ายในการจัดการสินค้าส่งคืน) รวมทั้งต้นทุนค่าเสียโอกาสในการขาย นอกจากนี้ยังรวมถึงต้นทุนกระบวนการและข้อมูลในการสั่งซื้อ และต้นทุนการจัดซื้อ ประกอบด้วย ต้นทุนกระบวนการสั่งซื้อ กระจายหรือส่งคำสั่งซื้อ การติดต่อสื่อสาร การพยากรณ์ความต้องการ การพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น การบันทึกคำสั่งซื้อและการประมวลคำสั่งซื้อ ตลอดจนการจัดซื้อและการผลิตซึ่งจะแปรผันตามการเปลี่ยนแปลงในปริมาณสินค้าหรือความถี่ในการสั่งซื้อ สำหรับความพยายามในการพัฒนาระบบโลจิสติกส์ของประเทศไทยนั้น เริ่มจะเป็นรูปธรรมเมื่อกระทรวงการคลังและกระทรวงคมนาคมร่วมมือกันตั้งเป้าลดต้นทุนด้านโลจิสติกส์ ลงให้เหลือร้อยละ 10 - 15 ของ GDP ภายในเวลา 5 ปี โดยจัดการประชุมเมื่อวันที่ 26 กรกฎาคม 2547 เพื่อจัดทำยุทธศาสตร์การเชื่อมโยงระบบขนส่งทั้งหมดของประเทศไทย พร้อมทั้งได้นำเอารัฐวิสาหกิจที่ดำเนินการเกี่ยวข้องกับระบบโลจิสติกส์จำนวน 12 แห่ง มาประชุมร่วมกัน เพื่อกำหนดแผนการลงทุนในช่วงปีงบประมาณ พ.ศ. 2547-2552 ซึ่งรัฐบาลเชื่อว่าหากโครงการลงทุนเหล่านี้มีการจัดทำแผนประสานและเชื่อมโยงซึ่งกันและกันได้มากขึ้นแล้ว จะช่วยพัฒนาระบบการขนส่งซึ่งเป็นองค์ประกอบหลักของระบบโลจิสติกส์ของประเทศไทยได้ดียิ่งขึ้น การดำเนินการค้าขายสินค้าของประเทศไทยในปัจจุบันนั้น จะมีต้นทุนในการจัดส่งสินค้าค่อนข้างสูงกว่าในประเทศที่พัฒนาแล้ว ส่งผลให้หน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้อง พยายามหาแนวทางเพื่อนำมาลดต้นทุนสินค้าและบริการ รวมทั้งเพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันให้มากขึ้น การจัดการด้านโลจิสติกส์จึงเข้ามามีบทบาทในการจัดการเพื่อลดต้นทุนการจัดส่งสินค้า และบริการ เนื่องจากการจัดการโลจิสติกส์สามารถสร้างอรรถประโยชน์ด้านสถานที่และเวลาให้แก่ธุรกิจ เพื่อสนองตอบความต้องการของลูกค้าได้ทันท่วงที ในเวลาที่กำหนดและปริมาณตามที่ต้องการ รวมทั้งสามารถเพิ่มศักยภาพการแข่งขันในตลาดได้ โครงการนี้สอดคล้องกับทิศทางแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ 9 ภายใต้ยุทธศาสตร์การเพิ่มสมรรถนะและขีดความสามารถในการแข่งขัน

สรุปบทที่ 11-12

บทที่ 11 ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ

วิวัฒนาการของระบบ ERP
ช่วงต้นทศวรรษที่ 1960 วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัตถุ หรือที่เรียกว่า MRP ( Material Requirements Planning ) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการและจำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และนำมาช่วยด้านการบริหารการผลิต ซึ่งระบบ MRP ได้รับการยอมรับว่าสามารถช่วยลดระดับวัสดุคงคลังให้ต่ำลง
กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP
ERP เป็นแอปพลิเคชันที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในองค์การ ระบบ ERP ช่วยในการจัดกระบวนการทางธุรกิจ ( Business Process) ทั้งหมดในองค์การไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงิน กระบวนการขายและการตลาด เพื่อให้กระบวนการทำงานภายในองค์การเป็นไปโดยอัตโนมัติ
ประโยชน์และความท้าทาของระบบ ERP
กระบวนการบริหาร ระบบ ERP นอกจากจะช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติแล้ว ระบบยังสามารถรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้กับผู้บริหารได้เที่ยงตรงและปัจจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทางการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน
เทคโนโลยีพื้นฐาน ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ที่กระจัดกระจ่ายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ ข้อมูลจากส่วนต่าง ๆ ขององค์การจะถูกจัดเก็บไว้ที่ข้อมูลส่วนกลางรวมกันมีมาตรฐานเดียวกัน
กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานสามารถติดตามความก้าวหน้าของงานได้ผ่านระบบเดียวกันทำให้การติดสินใจในด้านต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ความท้าทาย
การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ ผู้ใช้อาจต้อง ปรับขั้นตอนหรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานให้เหมาะสมหรือไม่เป็นไปตามความสามารถของซอฟต์แวร์ ความท้าทายก็คือการค้นหาว่าขั้นตอนการทำงานใดที่สมควรจะต้องได้รับการปรับเปลี่ยนและจะทำการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับ ERP
การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่และค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง การพัฒนาระบบ ERP จะมีค้าใช้จ่ายสูงในตอนเริ่มต้นแต่อาจจะยังไม่ได้รับหรือปกระเมินประโยชน์ได้อย่างชัดเจน จนกว่าจะมีการนำระบบไปใช้ซึ่งประโยชน์จะค่อย ๆ เพิ่มขึ้น
ความไม่ยึดหยุ่นในการปรับซอฟต์แวร์ ระบบ ERP เป็นระบบที่มีความซับซ้อนต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง ดูแลและบำรุงรักษาได้ระบบการพัฒนาบนพื้นฐานของวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดหรือเรียกว่า Best Practice
ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ
1. การศึกษาและวางแผนแนวคิด มาใช้ในองค์การเป็นขั้นตอนที่ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานต้องมีการเตรียมการในระดับหนึ่ง
2. การวางแผนนำมาระบบมาใช้ ซึ่งจะมีการจัดตั้งคณะกรรมการ ขึ้นมาชุดหนึ่ง ซึ่ง๕ระกรรมการชุดนี้จะมาได้มาทำงานโดยตรงแต่ละจะหน้าที่ในการกำกับดูแล้วให้การคัดเลือกระบบ ERP เป็นไปในทิศทางที่ต้องการ
3. การพัฒนาระบบ ขั้นตอนที่ลงในรายละเอียดของการพัฒนาที่เหมาะสมกับองค์การ ซึ่งประกอบไปด้วยการวางแผนโครงสร้างการพัฒนาอย่างละเอียด
4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมและให้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ

โครงสร้างของซอฟต์แวร์ ERP
1. ซอฟท์แวร์โมดูล ( Business Application Software Moudle) ได้แก่โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ
2. ฐานข้อมูลรวม ( Integrated Databaese) ซอฟต์แวร์โมดูลสามารถเข้าถึง ( Acess) ฐานข้อมูลได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลร่วมกันได้
3. ระบบสนับสนุนการบริหารการจัดการ ( System Administration Utility) เป็นส่วนที่สนับสนุนการบริหารการจัดการระบบ
4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน ( Development and Customization Utility) เป็นส่วนที่สนับสนุนหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ
ปัจจัยในการพิจารณาการตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ ERP
1. พิจารณาว่าจะใช้ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปหรือไม่
2. ฟังก์ชันของ ERP สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการในการนำมาใช้งานขององค์การ
3. ความยืดหยุ่นในการปรับแก้ซอฟต์แวร์
4. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP ( Cost of Ownership)
5. การบำรุงรักษาระบบ
6. รองรับการทำงานหรือเทคโนโลยีในอนาคต
7. ความสามารถของผู้ขาย (Vendor) ซอฟท์แวร์
ซอฟท์แวร์ ERP ในท้องตลาด
ERP ที่มีในท้องตลาดมีหลายรายด้วยกัน เช่น
* IFS Applications * MFG/PRO * SSA Baan ERP 5
*MYSAP ERP * CONTROL * Oracle
* Peoplesoft * J.D.Edwareds * Bann
กลุ่มที่ถือว่าเป็นผู้นำตลาด คือ SAP , Oracle , Peoplesoft , Bann และ J.D.Edwareds
การขยายขีดความสามารถของระบบ ERP และระบบเครือข่ายอุตสาหกรรม
ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีและสื่อสาร เช่น อินเทอร์เน็ต ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารกันได้อย่างง่ายดาย รวมถึงความจำเป็นในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงสภาแวดล้อมอย่างรวดเร็วและเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
Extended ERP ส่งผลให้เกิดการเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายอุตสาหกรรม ( Industrial Network)
ซึ่งเชื่อมโยงห่วงโซ่คุณค่าทั้งภายในและภายนอกองค์การ ลักษณะเชื่อมโยง Extended ERP ที่
เด่นชัด คือมีการขยายฟังก์ชันการทำงานของ ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟท์แวร์อื่น ๆ ระบบการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า ( CRM) การบริหารห่วงโซ่อุปทาน ( SCM ) หรือการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ( E-Commerce) ฯลฯ

บทที่ 12 การพัฒนาระบบสารสนเทศ

ความจำเป็นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ
การเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน
ระบบเดิมไม่สามารถให้ข้อมูลหรือทำงานได้ตามต้องการ มีการดำเนินงานหลบายขั้นตอน ยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาจัดหาข้อสรุปสำหรับการติดตามการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์การ
การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี
เทคโนโลยีมีราคาถูก เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบสารสนเทศปัจจุบันล้าสมัย ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบมีราคาสูง
การปรับองค์การและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
ระบบที่ใช้งานปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานที่ยุงยากซับซ้อน ขาดเอกสารอ้างอิงหรือเอกสารที่มีอยู่ไม่ได้มาตรฐาน ทำให้การปรับปรุงหรือแก้ไขทำได้ยากหรือมีความจำเป็นต้องปรับปรุงระบบควบคุมกรอบความต้องการปรับองค์การให้เหมาะสมเพื่อสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง
· กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ เป้าหมาย
และขั้นตอนการดำเนินขององค์การ ซึ่งเป็นสิ่งที่กำหนดแนวทางของระบบสารสนเทศที่พัฒนา
· บุคลากร ( People) การพัฒนาระบบให้ประสบความสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือ
· วิธีการและเทคโนโลยี ( Methodology and Technique) วิธีการและเทคนิคต่าง ๆ ในการพัฒนาระบบสารสนเทศพิจารณาอย่างรอบคอบ
· เทคโนโลยี (Technology) เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
· งบประมาณ ( Budget) การพัฒนาระบบที่มีการจัดเตรียมงบประมาณไว้รองรับล่วงหน้าอย่างเพียงพอและเหมาะสมจะช่วยให้การพัฒนาระบบเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและราบรื่น
· ข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์การ (Infastrastructure) องค์การควรมีโครงสร้างพื้นฐาน อาทิ ระบบเครือข่าย ระบบฐานข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย และมีการเตรียมข้อมูลที่ดี อยู่มนรูปแบบเหมาะสมกับระบบที่จะพัฒนา
· บริหารโครงสร้าง (Project Management) การบริหารโครงการเป็นสิ่งที่สำคัญในการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ทีมงานพัฒนาระบบ
คณะกรรมการ ( Steering Committee)
ผู้บริหารโครงการ ( Project Manager)
ผู้บริหารหน่วยงานด้านสารสนเทศ ( MIS Manager)
นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst)
· ทักษะด้านเทคนิค
· ทักษะด้านการวิเคราะห์
· ทักษะด้านการบริหารจัดการ
· ทักษะด้านการติดต่อสื่อสาร
ผู้เชี่ยวชาญการทางด้านเทคนิค
· ผู้บริหารฐานข้อมูล
· โปรแกรมเมอร์
ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป ( User and Manager)
หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ
1) คำนึงถึงเจ้าของและผู้ใช้ระบบ สามารถตอบสนองความต้องการของเจ้าของระบบและผู้ใช้ระบบนั้นจำเป็นต้องพยายามทำให้เจ้าของระบบและผู้ใช้ระบบเข้ามามีสาวนร่วมในการพัฒนาระบบมากที่สุด
2) เข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด ในระบบสารสนเทศเพื่อแก้ปัญหาที่มีอยู่ของระบบงานเดิมนั้นจะต้องพยายามเข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด
3) กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการพัฒนาระบบ
4) กำหนดมาตรฐานในการพัฒนาระบบ
5) ตระหนักว่าการพัฒนาระบบเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง
6) เตรียมความพร้อมหากจะต้องยกเลิกหรือทบทวนระบบสารสนเทศที่กำลังพัฒนา
7) แตกระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาออกเป็นระบบย่อย
8) ออกเป็นระบบให้สามารถรองรับต่อการขยายหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคต
การพัฒนาระบบซึ่งเกิดขึ้นตามลำดับดังนี้
1. การพัฒนาระบบแบบน้ำตก
2. การพัฒนาระบบแบบน้ำตกที่ย้อนกลับ
3. การพัฒนาระบบในรูปแบบขดลวด
วงจรการพัฒนาระบบ
Phase 1: การกำหนดและเลือกสรรโครงการ
Phase 2: การเริ่มต้นวางแผนโครงการ
การศึกษาความเป็นไปได้ ( Feasibility Study) เป็นการพิจารณาถึงความเหมาะสมในระบบมาใช้และประเมินความคุ้มค่าหรือผลประโยชน์
ความเป็นไปได้ทางเทคนิค, ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน , ความเป็นไปได้ด้านระยะเวลาการดำเนินงาน ,ความเป็นไปได้ด้านการเงิน
การพิจาณาผลประโยชน์หรือผลตอบแทนที่จะได้รับโครงการ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท
ผลประโยชน์ที่สามารถวัดค่าได้, ผลประโยชน์ที่ไม่สามารถวัดค่าได้
การพิจาณาค่าใช้จ่ายต้นทุนของโครงการ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท
ต้นทุนที่สามารถวัดค่าได้ , ต้นทุนที่ไม่สามารถวัดค่าได้ , ต้นทุนที่เกิดครั้งเดียว , ต้นทุนคงที่ ,ต้นทุนผันแปร
การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการพัฒนาตามระบบสารสนเทศ
1) วิธีมูลค่าปัจจุบันสุทธิ
2) วิธีดัชนีผลกำไร
3) อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน
4) การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน
Phase 3: การวิเคราะห์ระบบ
Fact – Finding Technique เป็นกระบวนการในการเก็บรวบรวมข้อมูล ข้อเท็จจริงและสารสนเทศของระบบแบบดั้งเดิมที่นิยมใช้กัน
Joint Application Design (JAD) เป็นการประชุมร่วมกันของผู้ที่เกี่ยวกับการพัฒนาระบบ
การสร้างต้นแบบ เป็นวิธีหนึ่งที่ใช้ในการรวบรวมความต้องการของระบบงาน
Phase 4: การออกแบบระบบ
โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ การออกแบบเชิงตรรกะ , การออกแบบเชิงกายภาพ
Phase 5: การดำเนินการระบบ
จัดซื้อหรือจัดหาฮาร์ดแวร์และซอฟท์แวร์ ,เขียนโปรมแกรม ,ทำการทดสอบ ,จัดทำเอกสารระบบ , การถ่ายโอนระบบงาน
Phase 6:การบำรุงรักษาระบบ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท
Corrective Maintenance เป็นการบำรุงรักษาระบบเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง
Adaptive Maintenance เป็นการบำรุงรักษาเพื่อให้สามารถรองรับความต้องการเพิ่มขึ้น
Perfective Maintenance เป็นการบำรุงรักษาเพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
Preventive Maintenance เป็นการบำรุงรักษาเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ
1. การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน
2. การสร้างต้นแบบ สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากจะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพที่พัฒนาได้ชัดเจน
3. การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ ปัจจุบันผู้ใช้มีความรู้และทักษะเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์มากขึ้น
4. การใช้บริการจากแหล่งภายนอก ไม่ต้องการใช้ทรัพยากรขององค์การ
5. การใช้ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปประยุกต์
การพัฒนาระบบงานแบบออบเจ็กต์
การพัฒนาระบบและเขียนโปรมแกรมที่ผ่านมานิยมใช้แนวคิดเชิงโครงสร้าง ซึ่งไม่รองรับการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน และขาดความต่อเนื่องในขั้นตอนการพัฒนาระบบ
การพัฒนาระบบงานประยุกต์แบบรวดเร็ว
การพัฒนาระบบสานสนเทศตามขั้นตอนวงจรระบบเป็นวิธีที่ใช้เวลาค่อนข้างนานจึงมีความพยายามคิดค้นหาวิธีพัฒนาระบบสารสนเทศที่ใช้เวลาสั้นกว่าวิธีวงจรพัฒนาระบบ
เครื่องมือสำหรับ RAD จำเป็นต้องอาศัยเครื่องมือต่าง ๆ มาช่วย เครื่องมือที่สำคัญมีดังนี้
ภาษารุ่นที่ 4 ( 4GL) เป็นภาษาระดับสูง เช่น SQL
โปรมแกรมเคส ( CASE Tools) เป็นซอฟท์แวร์ที่ช่วยในการพัฒนาระบบและสนับสนุนการทำงานในแต่ละขั้นตอนการพัฒนาระบบ
ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ
การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร , การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ ที่ชัดเจน ,ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ , การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม , การบริหารโครงสร้างการพัฒนาระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

กรณีบทที่ 10

ตัวอย่างที่ 1 : บริษัท แคททิพัลลาร์ (Caterpilar : CAT) กับระบบสารสนเทศเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

บริษัทแคททิพิลลาร์ หรือ CAT ตั้งอยู่ที่รัฐอิลลินอยส์ สหรัฐอเมริกา เป็นบริษัทดำเนินธุรกิจเครื่องจักรในการก่อสร้างชั้นนำระดับโลก ตัวอย่างสินค้า เช่น รถแทร็กเตอร์ รถแบ็คโฮ ฯลฯ ในปี พ.ศ. 2524 บริษัทต้องพบกับปัญหาในการแข่งขันอย่างรุนแรงจากคู่แข่งที่สำคัญอย่างโคมัตซึ (Komatsu) ของประเทศญี่ปุ่น ซึ่งนำรถแทร็กเตอเกลี่ยดินออกขายในสหรัฐอเมริกาด้วยราคาที่ต่ำกว่าของบริษัทถึง 40% ทำให้ CAT ต้องตัดสินใจตัดราคาลง ประกอบกับเป็นช่วงเวลาที่เศรษฐกิจตกต่ำ มีการประท้วงด้านแรงงานเป็นเวลานาน ยิ่งทำให้สถานการณ์ของบริษัทเลวร้ายลงไป ผลประกอบการของบริษัทในปี พ.ศ. 2528 ขาดทุนสะสมถึง 953 ล้านเหรียญสหรัฐ บริษัทจึงตัดสินใจปิดโรงงาน ให้พนักงานออกและตัดค่าใช้จ่าย แต่การแก้ปัญหาโดยวิธีนี้กลับไม่ได้ผลเพราะส่วนแบ่งตลาดลดลงและขาดทุนเพิ่มขึ้น เมื่อวิเคราะห์ถึงสถานการณ์และปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว ผู้บริหารจึงตัดสินใจนำไอทีมาแก้ปัญหาเนื่องจากมองเห็นว่าเป็นเพียงแนวทางเดียวที่จะสามารถแก้ปัญหาได้ โดยในระยะแรกมีการนำโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในบริษัทซึ่งใช้เวลา 8 ปีและใช้การลงทุนถึง 2 พันล้านเหรียญสหรัฐ ระบบที่ CAT นำมาใช้ในโรงงานต่าง ๆ เช่น # หุ่นยนต์ (Robots # ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ (Computer-Aided Design : CAD) # ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยในการผลิต (Computer-Aided Manufacturing :CAM) # ระบบอื่น ๆ เช่น ระบบวางแผนและบริหารการผลิต (Manufacturing Resource Planning : MRPII) ระบบจัดซื้อ (Purchasing System) และระบบโลจิสติกส์ (Logistics System) สิ่งที่ CAT ได้รับจากการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เหล่านี้มาใช้ คือ > สามารถลดสินค้าที่ต้องจัดเก็บในคลังได้ 60% และประหยัดค่าใช้จ่ายหลายล้าน เหรียญ สหรัฐ โดยไม่จำเป็นต้องปลดพนักงงานออก
> กระบวนการผลิตง่ายขึ้น
> ทำการปิดโรงงานหรือคลังสินค้าใดที่มีค่าใช่จ่ายสูง
> เวลาในการผลิตสินค้าลดลงจาก 45 วัน เป็น 10 วัน
> การส่งสินค้าให้ลูกค้าได้ตรงเวลาเพิ่มขึ้น 70 %
นอกจากนั้นบริษัทยังนำระบบจัดการซ่อมบำรุงและจัดหาชิ้นส่วนทดแทนมาใช้กับตัวแทนขาย (Dealers) และลูกค้า (Customers) ซึ่งระบบนี้ช่วยให้ตัวแทนขายสามารถหาชิ้นส่วนให้กับลูกค้าได้รวดเร็วขึ้นและช่วยให้สินค้าคงคลังอยู่ในระดับที่ต่ำ สำหรับระบบงานด้านไอทีที่สำคัญอื่น ๆ เช่น # ทำการเชื่อมโยง (Global Network) เทอร์มินัล 7,000 เครื่อง เข้ากับพนักงาน 50,000 คนและ ตัวแทนขาย 180รายใน 1,000 แห่ง ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงผ่านไฟเบอร์ออปติกและดาวเทียม และ เป็นการรองรับงานที่เกียวกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) อินเทอร์เน็ต ระบบงานสื่อสารอื่น ๆ รวมถึงกิจกรรมต่าง ๆ ทางด้านอินทราเน็ต # ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information System : EIS) เพื่อช่วยในการ วิเคราะห์ หาแนวโน้ม และประเมินการดำเนินงานของตัวแทนขาย # ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) สำหรับตัวแทนขายและลูกค้า # ระบบอินทราเน็ต (Intranet) โดยพนักงานของ CAT ประมาณ 95% สามารถเข้าถึงข้อมูลของ องค์การ ในปี ค.ศ. 1993 บริษัท CAT พลิกสถานการณ์กลับกลายมาเป็นบริษัทที่แข็งแกร่งกว่าคู่แข่งขัน สามารถควบคุมตลาดเครื่องจักรสำหรับการก่อสร้างในสหรัฐอเมริกาได้มากกว่า 90% และถึงแม้ว่าบริษัทสามารถขายสินค้าในตลาดต่างประเทศได้มากกว่าครึ่งหนึ่งของยอดขายทั้งหมด แต่ยังสามารถรักษางานและโรงงานในสหรัฐอเมริกาได้ ผลจากความพยายามของบริษัททำให้ได้รับรางวัล “Excellence in IS” จาก information Week’s 1991 และมีผลต่อคู่แข่งขันรายใหญ่อย่างโคมัตซึเปลี่ยนกลยุทธ์จากรถเกลี่ยดินเพื่อเลี่ยงการชนกับ CAT ด้วยชื่อเสียงและภาพพจน์ที่ดีด้านเครื่องจักรสำหรับการก่อสร้าง บริษัทให้ลิขสิทธิ์การใช้เครื่องหมายการค้า “Caterpilar” กับบริษัทที่ผลิตผลิตสินค้าแฟชั่น เช่น เสื้อแจ็คเก็ตและรองเท้า ซึ่งบ่งบอกว่าเป็นเครื่องแต่งกายของคนงาน แต่ด้วยกลยุทธ์ทางการตลาดในการสร้างภาพลักษณ์ของเครื่องแต่งกายว่าเหมาะสมกับผู้ใส่ที่มีบุคลิกแข็งแกร่งบึกบึนเหมือนรถแบคโฮ สินค้าดังกล่าวกลับได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในกลุ่มวัยรุ่น ทำให้ยอดขายเสื้อผ้าสูงถึงปีละ 35,000 ล้านบาทและยอดขายรองเท้าถึงปีละ 8 ล้านคู่ (Turban, el al., 2001 : 75)


คำถาม

1. คู่แข่งที่สำคัญของบริษัทแคททีพิลลาร์คือบริษัทใด
ตอบ บริษัทโคมัสซึ (Komatsu) ของประเทศญี่ปุ่น
2. ระบบสารสนเทศช่วยให้บริษัทได้เปรียบทางการแข่งขันอย่างไร
ตอบ บริษัท Cat พลิกสถานการณ์กลับกลายมาเป็นบริษัทที่แข่งแกร่งกว่าคู่แข่งสามารถควบคุมตลาดเครื่องจักรสำหรับการก่อสร้างในสหรัฐอเมริกาได้มากกว่า 30% และถึงแม้ว่าบริษัทสามารถขายสินค้าในตลาดต่างประเทศได้มากกว่าครึ่งหนึ่งของยอดขายทั้งหมด แต่ยังสามารถรักษางานและโรงงานในสหรัฐอเมริกาได้และยังช่วย ลดเวลาในการผลิต กระบวนการในการผลิตง่ายขึ้น ส่งสินค้าได้รวดเร็ว ตรงเวลา และช่วยวิเคราะห์ หาแนวโน้ม และประเมินการดำเนินงานต่าง ๆ




ตัวอย่างที่ 2 ร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น ( 7 – eleven) ในประเทศญี่ปุ่นบริษัทอิโตะ โยคาตะ ( lto-Yokada)

เป็นบริษัทที่สามารถทำกำไรๆได้สูงสุดในธุรกิจค้าปลีกของญี่ปุ่นในปี พ.ศ. 2517 บริษัทซื้อลิกขสิทธิ์การทำธูรกิจร้านสะดวกซื้อแบบค้าปลีก ( 7 – eleven) จากบริษัทเซาเธิร์นคอร์เปอร์เรชัน ( Southern Coration) ที่ตั้งอยู่ในรัฐเท็กซัล สหรัฐอเมริกาและเปิดร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น( 7 – eleven) ร้านแรกในญี่ปุ่นในเดือนพฤษภาคม 2517 กิจการของบริษัทประสบความสำเร็จเป็นไปอย่างดีและได้ขยายสาขาเป็น 5,000 ร้านในญี่ปุ่น ในขณะเดียวกันเซเว่น-อีเลฟเว่น ที่เป็นบริษัทแท่ซึ่งก็คือ บริษัทเซาเธิร์นคอร์เปอร์เรชัน ได้ทำการขยายเครือข่ายออกไปเช่นกัน แต่กลับไม่ประสบความสำเร็จนักทำให้บริษัทมีหนี้สินจำนวนมากจนในกระทั่งในปี พ.ศ. 2533 บริษัทอิโตะ โยคาตะ ได้เข้าซื้อกิจการ 70 เปอร์เซ็นต์ของบริษัทเซาเธิร์นคอร์เปอร์เรชันในช่วงที่ เซเว่น-อีเลฟเว่น ในสหรัฐอเมริกาประสบปัญหาและสูญเสียเงินเป็นจำนวนมากนั้น เซเว่น-อีเลฟเว่น ในประเทศญี่ปุ่นกลับสามารถทำกำไรได้มากกว่า 40 เปอร์เซ็นของยอดขายหรือคิดเป็นกำไร 680 ล้านเหรียญของยอดขาย 1.44 พันล้านดอลลาร์ และเป็นกำไรที่มากกว่ากำไรของเซเว่น-อีเลฟเว่นประเทศอื่น อะไรที่ทำให้เซเว่น-อีเลฟเว่นในประเทศบริษัทญี่ปุ่นประสบความสำเร็จอย่างมาก ในขณะที่บริษัทแม่ในสหรัฐอเมริกากำลังจะล้มละลาย คำตอบก็คือบริษัทอิโตะ โยคาดา ใช้ระบบสารสนเทศในการมุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นหลักบริษัทอิโตะ โยคาดาลงทุนในระบบสารสนเทศ 200 ล้านเหรียญดอลลาร์สำหรับร้านค้าย่อยของเซเว่น-อีเลฟเว่นในช่วงปี พ.ศ. 2533 โดยมีเป้าหมาย คือ1) ค้นพบให้ได้ว่าใครเป็นลูกค้าของร้านและลูกค้ามีความต้องการอะไร2) พัฒนาระบบติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าระบบสารสนเทศนี้จะวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้า ซึ่งพนักงานขายหน้าร้าน เซเว่น-อีเลฟเว่น จะทำการบันทึกข้อมูลของลูกค้า เช่น เพศ และคาดการอายุทุกครั้งที่มีการซื้อสินค้า สำหรับข้อมูลอื่นๆ อย่างเช่นประเภทสินค้า จำนวนสินค้า ราคาสินค้า ตำแหน่งที่ตั้งของร้าน จะถูกนำเข้าระบบโดยอัตโนมัติด้วยวิธีนี้ทำให้บริษัททราบว่า ใครซื้ออะไรที่ไหน และเวลาใดของวัน สามารถทำให้ติดตามและวิเคราะห์ความชอบของลูกค้า นอกจากนั้นพนักงานขายในร้านยังบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ลูกค้าอยากจะซื้อแต่ไม่มีจำหน่ายในร้าน ด้วยวิธีนี้ช่วยให้ทางร้านสามารถเลือกซื้อสินค้าเข้าร้านและมีจำนวนสินค้าที่เหมาะสมและยังสามารถปรับปรุงดัดแปลงสินค้าหรือผลิตสินค้าเป็นพิเศษกับความต้องการของลูกค้านอกจากนี้เซเว่น-อีเลฟเว่น ยังมีระบบสารสนเทศที่ช่วยให้ข้อมูล ความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับตลาดของทางร้านเป็นอย่างดี ด้วยระบบสารสานเทศที่เรียกว่า “Time – Distribution System “ ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลและเข้าใจพฤติกรรมการบริโภคสินค้าของลูกค้า ทำให้ทางร้านรู้ว่าความต้องการสินค้าของลูกค้าแต่ละแห่ง ละความต้องการในช่วงเช้าและบ่ายแตกต่างกัน ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้จัดการร้านสามารถเลือกสินค้ามาวางหน้าร้านในช่วงเช้าและบ่ายได้อย่างเหมาะสมเนื่องจากทางร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น แต่ละร้านมีพื้นที่อย่างจำกัดและพื้นที่มีราคาแพง ระบบจึงช่วยให้ เซเว่น-อีเลฟเว่น ใช้พื้นที่ได้อย่างคุ้มค่าและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้เป็นอย่างดี ทำให้ยอดขายและความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น( Turban, et al.,2001:109)



คำถาม

1. ปัจจัยใดที่ทำให้ร้านเซเว่น-อีเลฟเว่นในประเทศญี่ปุ่นประสบความสำเร็จ

ตอบ คำตอบก็คือ บริษัทอิโตะ โยคาดะ ใช้ระบบสารสนเทศในการมุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก คือระบบสารสนเทศนี้จะวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้า ซึ่งพนักงานขายหน้าร้าน จะทำการบันทึกข้อมูลของลูกค้า เช่น เพศ และคาดการอายุทุกครั้งที่มีการซื้อสินค้า สำหรับข้อมูลอื่นๆ อย่างเช่นประเภทสินค้า จำนวนสินค้า ราคาสินค้า ตำแหน่งที่ตั้งของร้าน จะถูกนำเข้าระบบโดยอัตโนมัติด้วยวิธีนี้ทำให้บริษัททราบว่า ใครซื้ออะไรที่ไหน และเวลาใดของวัน สามารถทำให้ติดตามและวิเคราะห์ความชอบของลูกค้า นอกจากนั้นพนักงานขายในร้านยังบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ลูกค้าอยากจะซื้อแต่ไม่มีจำหน่ายในร้าน ด้วยวิธีนี้ช่วยให้ทางร้านสามารถเลือกซื้อสินค้าเข้าร้านและมีจำนวนสินค้าที่เหมาะสมและยังสามารถปรับปรุงดัดแปลงสินค้าหรือผลิตสินค้าเป็นพิเศษกับความต้องการของลูกค้า นอกจากนี้เซเว่น-อีเลฟเว่น ยังมีระบบสารสนเทศที่ช่วยให้ข้อมูล ความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับตลาดของทางร้านเป็นอย่างดี

''''''''''''
2. เหตุใดสารสนเทศเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้าในช่วงเช้าบ่ายจึงมีความสำคัญต่อการบริหารจัดการร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น ในประเทศญี่ปุ่น

ตอบ ช่วยให้ข้อมูล ความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับตลาดของทางร้านเป็นอย่างดี ด้วยระบบสารสนเทศที่เรียกว่า “Time-Distribution System”ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลและเข้าใจพฤติกรรมการบริโภคสินค้าของลูกค้า ทำให้ทางร้านรู้ว่าความต้องการสินค้าของลูกค้าแต่ละแห่ง และความต้องการในช่วงเช้าและบ่ายแตกต่างกัน ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้จัดการร้านสามารถเลือกสินค้ามาวางหน้าร้านในช่วงเช้าและบ่ายได้อย่างเหมาะสม เพราะความต้องการในช่วงเช้าและบ่าย จะมีความต้องการที่แตกต่างกัน และต้องการสินค้าที่แตกต่างกัน จึงถือเป็นสิ่งสำคัญของร้านที่ไม่สามารถมองข้ามไปได้ ยังทำให้ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้จัดการร้านสามารถเลือกสินค้ามาวางหน้าร้านในช่วงเช้าและบ่ายได้อย่างเหมาะสมเนื่องจากทางร้านเซเว่น-อีเลฟเว่น แต่ละร้านมีพื้นที่อย่างจำกัดและพื้นที่มีราคาแพง ระบบจึงช่วยให้ เซเว่น-อีเลฟเว่น ใช้พื้นที่ได้อย่างคุ้มค่าและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้เป็นอย่างดี ยังเป็นส่วนทำให้ยอดขายและความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น

ตัวอย่างที่ 3 : ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ของบริษัทไฟเซอร์สืบเนื่องจากทีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในอุตสาหกรรมด้านการดูแลสุขภาพ บริษัทผลิตยาต่าง ๆ มีการปรับตัวเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ซึ่งนอกจากจะจัดจำหน่ายยาแล้วยังรวบรวมและให้ข้อมูลด้านสุขภาพกับลูกค้าด้วย การจัดการด้านการดูแลสุขภาพทำให้บริษัทยาต้องเปลี่ยนแนวทางในการทำธุรกิจ โดยในอุตสาหกรรมยาจะมีการเคลื่อนเข้าสู่การบริหารองค์ความรู้ (Knowledge Management) หรือความสามารถในการนำข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ มาประยุกต์ใช้ในเชิงกลยุทธ์ บริษัทยาจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือทางกลยุทธ์เพื่อให้ได้สารสนเทศที่สำคัญและเป็นการเพิ่มคุณค่าการบริการให้กับลูกค้าบริษัทไปเซอร์ (Pfizer) ได้นำระบบการขาย (Sales-force Automation) มาใช้โดยระบบนี้ช่วยให้ตัวแทนขายสามารถให้ข้อมูลกับแพทย์เกี่ยวกับราคา ผลข้างเคือง และประสิทธิผลของยา บริษัททำการเชื่อมโยงผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเข้ากับซัพพลายเออร์และคู่ค้าของบริษัท รวมถึงการเชื่อมโยงห้องทดลองวิจัยของบริษัทผ่านเครือข่าย (Private Network) ที่เรียกว่า “VendorGate” เข้ากับคู่สัญญาทั่วโลก

คำถาม

1. การที่พนักงานขายมีความรู้เกี่ยวกับผลข้างเคืองและประสิทธิผลของยามีความสำคัญต่อบริษัทไฟเซอร์ (Pfizer Pharmaceutical) อย่างไร
ตอบ เป็นผลดีต่อบริษัท เมื่อพนักงานมีความรู้ในตัวยาก็สามารถทำให้เขาให้ข้อมูลในสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้ด้วยความถูกต้องแม่นยำไม่เกิดข้อผิดพลาด ทำให้ลูกค้าไว้วางใจและมีความเชื่อถือ ช่วยลดความผิดพลาดในเรื่องของการให้ยาผิด

2. บริษัทไฟเซอร์มีการเพิ่มคุณภาพของการบริการให้กับลูกค้าอย่างไร
ตอบ ใช้สารสนเทศมาเป็นเครื่องมือทางกลยุทธ์เพื่อให้ได้สารสนเทศที่สำคัญ มีการเชื่อมโยงผ่านเครือข่ายอิรเทอร์เน็ต



กรณีศึกษาที่4 กลยุทธ์การบริหารสายการบินราคาประหยัดในแบบของ “นกแอร์”
สายการบินนกแอร์ เป็นสายการบินราคาประหยัดสัญชาติไทย โดยมีบริษัท การบินไทย จำกัด (มหาชน) เป็นผู้ถือหุ้นใหญ่ กลยุทธ์ที่นกแอร์นำมาใช้มีดังนี้กลยุทธ์ 1 การบินระยะสั้นจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง เป็นกลยุทธ์ที่ให้เครื่องบินสามารถบินอยู่ในอากาศมากที่สุดเพื่อให้เกิดรายได้ ถ้าบินยิ่งมาก ค่าเฉลี่ยต้นทุนของเครื่องก็จะต่ำลงกลยุทธ์ 2 การใช้เครื่องบินประเภทเดียว นกแอร์ใช้เครื่องบินโบอึ้ง 737-400 แบบเดียว เพื่อลดค่าใช้จ่ายในเครื่องการดูแลรักษาเครื่องบิน และการฝึกอบรมพนักงานกลยุทธ์ 3 การจำหน่ายตั๋วเครื่องบินออนไลน์ เป็นการลดค่าใช้จ่ายพนักงานในการให้บริการ และสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมงกลยุทธ์ 4 การสำรองที่นั่ง ได้ เป็นกลยุทธ์ที่ใช้ในการแข่งขันที่สร้างความแตกต่างจากสายการบินราคาประหยัดอื่น ๆ ลูกค้าสามารถจองที่นั่งผ่านเว็บไซค์ได้อย่างสะดวกกลยุทธ์ 5 การตั้งหลายราคา โดยจะตั้งราคาต่ำกว่าหากลูกค้ามีการวางแผนการเดินทางและจองตั๋วล่วงหน้า ส่วนลูกค้าที่ตัดสินใจช้าจะต้องซื้อตั๋วในราคาที่สูงขึ้น ซึ่งในส่วนนี้นกแอร์ได้ใช้ระบบไอทีที่เรียกว่า Revenue Management System มาช่วยวิเคราะห์และวางแผนการขายกลยุทธ์ 6 สายการบินราคาประหยัด เป็นการลดค่าใช้จ่ายด้วยการงดให้บริการอาหารและเครื่องดื่ม หากลูกค้าบางท่านต้องการ นกแอร์ก็มีบริการในราคาที่เหมาะสมด้วยกลยุทธ์ 7 เอาต์ซอร์ส เป็นการให้พาร์ตเนอร์มาให้บริการแทนเพื่อลดค่าใช้จ่ายในเรื่องของพนักงานที่ต้องให้บริการ เช่น คอลล์เซ็นเตอร์กลยุทธ์ 8 การเพิ่มรายได้จากส่วนอื่น ๆ นกแอร์เลือกใช้กระดาษและเครื่องพิมพ์ Boarding Pass ถึงแม้ว่าจะมีต้นทุนที่สูงกว่ากระดาษธรรมดา แต่ก็สามารถเพิ่มรายได้จากการขายโฆษณาด้านหลังของ Boarding Pass ได้กลยุทธ์ 9 การลดต้นทุนด้วยการใช้ไอที นกแอร์ได้นำไอทีเข้ามาช่วยการดำเนินงานทุกส่วนทั้งระบบฟรอนด์เอนด์และเบ็กเอนด์ เพื่อลดค่าใช้จ่ายในเรื่องของคนและงานที่เป็นแบบแมนนวลลงกลยุทธ์ 10 การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า นกแอร์มุ่งให้บริการที่ดีเยี่ยมเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับผู้โดยสาร สร้างความประทับใจเพื่อลูกค้าจะได้กลับมาใช้บริการอย่างต่อเนื่อง

คำถาม

1. สายการบินนกแอร์มีการนำไอทีมาประยุกต์ใช้เพื่อสร้างความได้เปรียบคู่แข่งขันอย่างไรบ้า'

ตอบ มีการขายตั๋วออนไลท์ สามารถจองที่นั่งผ่านทางเว็บไซต์ นำระบบRevenue Management System มาช่วยในการวิเคราะห์และวางแผนการขาย

2. จากกรอบแนวคิดของไวส์แมน สายการบินนกแอร์มีการใช้ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ในด้านใดบ้าง จงอธิบายพร้อมยกตัวอย่าง

ตอบ กลยุทธ์สร้างความแตกต่างความแตกต่าง มีการขายตั๋วออนไลท์ สามารถจองที่นั่งผ่านทางเว็บไซต์ กลยุทธ์ด้านราคา คือ มีหลากหลายราคา

กรณีศึกษา : การใช้ระบบผู้เชี่ยวชาญที่บริษัท อเมริกัน เอ็กซ์เพรส

บทที่ 9
กรณีศึกษา : การใช้ระบบผู้เชี่ยวชาญที่บริษัท อเมริกัน เอ็กซ์เพรส
(American Express)
ในปัจจุบัน ตัวอย่างของงานทางด้านปัญญาประดิษฐ์ (Arificial intelligence) ที่เป็นที่รู้จักกันเป็นอย่างดี คือ ระบบ Authoriszer’s Assistant – ระบบฐานความรู้ที่บริษัทอเมริกัน เอ็กซ์เพรส นำเข้ามาช่วยงานของเจ้าหน้าที่พิจารณาอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตเพื่อให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบงานดังกล่าวเป็นระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System) ที่สามารถพิจาณาอนุมัติวงเงินบัตรเครดิตได้อย่างสมบูรณ์แบบถูกนำมาเป็นทางเลือกหนึ่งในการใช้งานด้วยเหตุผลหลายประการ
บัตรเครดิตของอเมริกัน เอ็กซ์เพรส จะแตกต่างจากบัตรเครดิตอื่น ๆ คือจะไม่มีการจำกัดวงเงินบัตรเครดิตของลูกค้าแต่ละคร และลูกค้าจะต้องจ่ายเงินคืนแบบเต็มยอดทุกครั้งที่มีการจัดเก็บ ดังนั้นจึงต้องมีการพิจาณาอนุมัติวงเงินทุกครั้งสำหรับยอดการใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต (ในขณะที่บัตรเครดิตอื่นๆจะมีวงเงินบัตรเครดิตจำกัด และลูกค้าสามารถเลือกจ่ายคืนเพียงยอดเงินขั้นต่ำประมาณ 5 – 10 % ของยอดการใช้จ่ายผ่านบัตร)
ก่อนที่จะใช้ระบบดังกล่าว บริษัทพบว่ามีการนรำบัตรไปใช้ในทางที่ผิดและการอนุมัติการใช้จ่ายแต่ละครั้งไม่ได้กระทำบนพื้นฐานของการตัดสินใจที่ดีเพียงพอ ซึ่งส่งผลให้บริษัทต้องสูญเสียค่าใช้จ่ายไปหลายร้อยดอลล่าร์ นอกจากนั้นระบบเดิมยังล่าช้าและให้ผลลัพธ์จากากรตัดสินใจที่ไม่แน่นอน ซึ่งโดยพื้นฐานแล้ว พนักงานระบบใช้ระบบประมวลธุรกรรม (Transaction Proessing facility : TPF) ที่ติดตั้งอยู่บนเครื่องไอบีเอ็ม (IBM) พร้อมทั้งการพิจารณาของตนเองในการอนุมัติยอดการใช้จ่ายแต่ละครั้ง โดยค้นหาข้อมูลการใช้จ่ายที่ผ่านมาของลูกค้าแต่ละคนซึ่งมีเป็นจำนวนมากจากฐานข้อมูลไอเอ็มเอส (IMS) ที่อยู่ในเครื่อง
ในปี 1984 ผู้บริหารของบริษัทอเมริกัน เอ็กซ์เพรส ได้ตัดสินใจที่จะปรับปรุงระบบการอนุมัติวงเงินใหม่ เมื่อระบบผู้เชี่ยวชาญถูกกำหนดให้เป็นแนวทางในการพัฒนาแบบจำลองเบื้องต้นของระบบใหม่ – ระบบต้นแบบ (Prototype) – ในเวลาประมาณ 1 ปี ระบบใหม่ดังกล่าวเป็นระบบผู้เชี่ยวชาญที่ใช้งานชนเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ที่สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องไอบีเอ็ม (IBM) ที่ใช้เดิม เพื่อดึงดูดข้อมูลจากลูกค้าจากฐานข้อมูลไอเอ็มเอส (IMS) ที่มีอยู่แล้วมาประกอบการตัดสินใจของระบบ
ในการซื้อสินค้าผ่านบัตรเครดิตแต่ละครั้ง เมื่อทางร้านค้าติดต่อบริษัทให้มีการพิจารณาอนุมัติยอดการใช้จ่าย ระบบผู้เชี่ยวชาญจะไปดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากฐานข้อมูลมาอย่างรวดเร็ว ประเมินผล และตัดสินใจ หรือให้คำแนะนำ ว่าควรจะอนุมัติยอดการใช้จ่ายดังกล่าวหรือไม่ ปัจจัยหลักที่ระบบใช้การพิจารณาประกอบด้วย ยอดค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ (ยอดที่ปรากฏในแจ้งหนี้ล่าสุด) ประวัติการใช้จ่ายที่ผ่านมาพฤติกรรมในการซื้อสินค้า และปัจจัยสิ่งที่เกี่ยวข้อง หากมีการแจ้งเตือนถึงความไม่ชอบมาพากลจากระบบเกิดขึ้น ระบบจะขอให้ร้านค้าให้ข้อมูลเพิ่มเติมของลูกค้า เช่น ข้อมูลที่ใช้ในการระบุตัวตนของลูกค้า หรือเลขประจำตัวประชาชน เป็นต้น
ประมาณ 1 ใน 4 ของธุรกรรมทั้งหมดที่พิจารณาด้วยระบบ Authoriszer’s Assistan ดังกล่าว สามารถดำเนินการได้จนกระบวนการโดยไม่จำเป็นต้องใช้การพิจารณาของมนุษย์อนุมัติให้กับร้านค้าได้โดยตรง แต่สำหรับธุรกรรมที่เหลืออีก 3 ใน 4 ระบบจะส่งผ่านการตัดสินใจให้เจ้าหน้าที่ คำแนะนำที่จะใช้ในการพิจารณาอนุมัติหรือปฎิเสธ และข้อมูลที่ใช้ประกอบการตัดสินใจที่ดึงมาจากฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หากเหน้าที่ไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของระบบ เจ้าหน้าที่ก็สามารถใช้การตัดสินใจของตนเองแทนได้
เมื่อเจ้าหน้าที่และระบบผู้เชี่ยวชาญทำงานร่วมกันในการตัดสินใจ ระบบสามารถลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลลงได้ 20 % และลดยอดหนี้เสียลงได้ถึง 50 %
เพื่อที่จะพัฒนาฐานความรู้ (Knowledge Base) ดังกล่าว ผู้พัฒนาระบบผู้เชี่ยวชาญใช้แนวทางของการใช้กฎเกณฑ์ต่าง ๆเป็นพื้นฐาน (Rule – Base) ดังกล่าว ผู้พัฒนาระบบจะต้องสัมภาษณ์เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่พิจารณาอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตที่ทำงานดีที่สุด 5 คนจากเมืองฟอร์ดเลาเดอร์เดล รัฐฟลอริดาและสร้างฐานความรู้ที่มีกฎเกณฑ์ในการพิจารณาถึง 520 ข้อ หลังจากที่มีการปรับแก้ระบบ กฎเกณฑ์ในการฐานความรู้ได้โดยขยายออกไปจนมีจำนวน 800 ข้อ ผู้จัดการแผนกพิจารณาอนุมัติวงเงินบัตรเครดิตกล่าวว่า “เราเริ่มต้นจากสถานการณ์ที่มีจำนวนจำกัดที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าบางกลุ่มหรือบางกรณีก่อน แล้วจึงขยายขอบเขตออกดไปจนสามารถครอบคลุมทุกสนถานการณ์ได้”
ปัจจุบันนี้ ระบบ AuthorisZer’s Assistant ยังคงใช้งานอยู่ และสนุบสนุนของเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่พิจารณาอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต 300 คนทั่วโลก ฐานความรู้ของระบบถูกปรับแก้ปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา
นอกจากการให้บริการด้านบัตรเครดิต บริษัทอเมริกัน เอ็กซ์เพรส ยังให้บริการด้านการเงินอีกหลากหลายรูปแบบ รวมถึง กองทุนการเงินและการประกันในทศวรรษ 1990 ซึ่งเป็นที่มีการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เกิดขึ้นมากมายนั้น เป็นช่วงเวลาที่บริษัทอเมริกัน เอ็กซ์เพรส และสาขาทั่วโลกประสบกับความยากลำบากทางด้านการเงิน เหตุผลหนึ่งก็คือการพัฒนาระบบสารสนเทศ – รวมถึงระบบ Authoriszer’s Assisstant ด้วย – และมีการบูรณาการระบบที่ใช้ในหลายแผนกเข้าด้วยกัน บริษัทอเมริกัน เอ็กซ์เพรสเป็นบริษัทที่มีความสนใจในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการปฏิบัติงานและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน
(ที่มา : Paker & Case , 1993)



คำถาม
1. ระบบ Authoriszer’s Assistant ช่วยปรับปรุงกระบวนการพิจารณาอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตอของบริษัท อเมริกันเอ็กซ์เพส อย่างไร
ตอบ สามารถช่วยงานของเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่พิจารณาอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต เพื่อให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบงานดังกล่าวเป็นผู้เชี่ยวชาญ ที่สามารถพิจรณาอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตได้อย่างสมบูรณ์แบบถูกนำมาเป็นทางเลือกหนึ่งในการใช้งานด้วยเหตุผลหลายประการ

2. จงบอกข้อดีที่ระบบ Authoriszer’s Assistant ที่ถูกนำมาใช้ประเมินพฤติกรรมในการซื้อสินค้าในระหว่างการตัดสินใจเพื่อพิจารณาอนุมัติวง หรือให้คำแนะนำ
ตอบ สามารถดำเนินการได้จนจบกระบวนการโดยไม่จำเป็นต้องใช้การพิจารณาของมนุษย์ร่วมด้วย

3.ท่านคิดว่าระบบ Authoriszer’s Assistant ช่วยสนับสนุนการบริการลูกค้าหรือไม่ จงให้เหตุผลประกอบ
ตอบ ช่วยสนับสนุนการบริการลูกค้าจะไม่มีการจำกัดวงเงินบัตรเครดิตของลูกค้าของแต่ละคนและลูกค้าจะต้องจ่ายเงินคืนแบบเต็มยอดทุกครั้งที่มีการเรียกเก็บ

4. ข้อมูลที่ได้จากระบบ Authoriszer’s Assistant จะถูกใช้แผนกลงทุนและประกันของบริษัทได้อย่างไร และข้อมูลจากแผนกส่งเสริมการลงทุนและประกันจะถูกใช้ในการให้คำแนะนำของระบบ Authoriszer’s Assistant ได้อย่างไร
ตอบ ระบบ Authoriszer’s Assistant สามารถดำเนินการได้จนจบกระบวนการโดยไม่จำเป็นต้องใช้การพิจารณาของมนุษย์ร่วมด้วย ต่างจากระบบเครือข่ายนิวรอน (Neuron Network) และข้อมูลจากแผนกส่งเสริมการลงทุนและประกันจะถูกใช้ในการให้คำแนะนำของระบบ Authoriszer’s Assistant โดยไม่ต้องมีมนุษย์เข้ามาเกี่ยวข้องเลย เพราะระบบสามารถดำเนินการได้จนจบกระบวนการโดยไม่จำเป็นต้องใช้การพิจารณาของมนุษย์ร่วมด้วย

5.ระบบเครือข่ายนิวรอน (Neuron Network) จะช่วยกันปรับปรุงกระบวนการพิจารณาอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตได้อย่างไร และจะถูกนำมาใช้ในแผนกส่งเสริมการลงทุนและประกันได้อย่างไร
ตอบ ระบบเครือข่ายนิวรอน (Neuron Network) เป็นระบบที่ไม่ได้เลียนแบบความฉลาดของมนุษย์ทั้งหมดแต่จะช่วยประมวลผลหลักๆ และไม่สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ และระบบเครือข่ายนิวรอน (Neuron Network) นำมาใช้ในแผนกส่งเสริมการลงทุนและประกันได้โดยหาผลลัพธ์จากระบบเครือข่ายนิวรอน โดยมีการตัดสินใจของมนุษย์มาตัดสินใจอีกทีหนึ่ง

กรณีศึกษา : ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ใช้บริหารระดับสูงที่บริษัทเฮิร์ตซ์

บทที่ 8
กรณีศึกษา : ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ใช้บริหารระดับสูงที่บริษัทเฮิร์ตซ์
: An Executive Information System at Hertz Corporation

เฮิร์ตซ์ (Hertz) เป็นบริษัทให้บริการเช่ารถยนต์รายใหญ่ที่สุดของธุรกิจการเช่ารถยนต์ โดยให้บริการเช่ารถในหลายร้อยแห่งทั่วโลก และมีคู่แข่งที่สำคัญหลายสิบราย
การตัดสินใจด้านการตลาดของธุรกิจเช่ารถยนต์จะขึ้นอยู่กับปัจจัยสิ่งแวดล้อมของแต่ละแห่งซึ้งจำเป็นต้องอาศัยสารสนเทศเพื่อประกอบการตัดสินใจ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับสถานที่ เทศกาลกิจกรรมเกี่ยวกับการท่องเที่ยว การสนับสนุนการขายที่ผ่านมา ข้อมูลของผู้แข่งขัน รวมถึงพฤติกรรมของลูกค้า ฯลฯ ด้วยข้อมูลจำนวนมหาศาลเช่นนี้การประมวลผลย่อมต้องอาศัยคอมพิวเตอร์อย่างแน่นอน แต่ปัญหาที่บริษัทฯ พบมากก็คือ จะสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วและนำมาใช้อย่างเหมาะสมได้อย่างไร
บริษัทตระหนักดีว่าการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญจึงได้พัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS) ขึ้นมาเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามการใช้ระบบ DSS นั้น พบว่าบางครั้งผู้จัดการฝ่ายการตลาดจะต้องอาศัยผู้ช่วยเพื่อคอยช่วยเหลือในการใช้ระบบ ทำให้มีขั้นตอนในการประมวลผลเพิ่มขึ้นและไม่คล่องตัว ดังนั้นในปีถัดมาทางบริษัทจึงตัดสินใจเพิ่มระบบสารสนเทศสำหรับผู้ใช้บริหาร (EIS) ซึ่งเป็นระบบเครื่อง PC เพื่อเป็นเครื่องมือให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาลในลักษณะเรียลไทม์ (Real – time) ได้เองโดยไม่จำเป็นต้องอาศัยผู้ช่วยอีกต่อไป เนื่องจากระบบ EIS ได้รับการพัฒนาให้ใช้งานอย่างง่าย (User – friendly) คำนึงถึงความเหมาะสมกับลักษณะขององค์การ ทักษะ และการใช้งานของผู้บริหารระดับสูง โดยระบบดังกล่าวมีเจ้าหน้าที่ด้านการตลาดเป็นผู้ดูแลบำรุงรักษาระบบ
ผู้บริหารระดับสูงของเฮิร์ตซ์ สามารถใช้ระบบ EIS มนการเลือกดูแลและวิเคราะห์ข้อมูลที่ต้องการและมีความสำคัญเชิงกุลยุทธ์ได้อย่างรวดเร็ว สามารถเข้าถึงข้อมูลในรายละเอียดเป็นระดับลงมาได้ (Drill- down) รวมถึงความสามารถในการดึงข้อมูลจากเครื่องขนาดใหญ่ (Mainframe) และนำมาจัดเก็บไว้ในเครื่อง PC ของผู้บริหารเองและนำข้อมูลนั้นมาวิเคราะห์ในแบบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจโดยไม่ต้องทำการวิเคราะห์บนเครื่องขนาดใหญ่ ระบบ EIS ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ และช่วยให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ในปลายทศวรรษ 1990 ระบบ EIS ได้รับการเชื่อมโยงเข้ากับคลังข้อมูล ( Data Warehouse) อินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตขององค์การ ผู้บริหารของเฮิร์ตซ์ในท้องที่ต่าง ๆ สามารถรับทราบข้อมูลราคาที่แข่งขันทั้งหมดได้ลักษณะเรียลไทม์ (Real – time) และสามารถขึ้งข้อมูลเกี่ยวกับผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงราคาต่อความต้องการรถยนต์ของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว (Turban, et al., 2002: 457 )


คำถาม
1. การกำหนดอัตราค่าเช่าแต่ละประเภทต้องพิจารณาปัจจัยใดบ้าง
ตอบ 1. ยี่ห้อของรถ
2. สภาพของรถ
3. ระยะเวลา
4. รุ่นของรถ
5. สถานที่
6. อายุการใช้งาน
7. ประวัติการใช้งาน


2. เพราะเหตุใดบริษัทเฮิร์ตซ์จึงนำเอาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงมาใช้
ตอบ 1. สามารถใช้ระบบ EIS ในการเลือกดูและวิเคราะห์ข้อมูลที่ต้องการและมี ความสำคัญเชิงกลยุทธ์ได้อย่างรวดเร็ว
2. ให้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์
3. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน
4. เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก
5. สามารถประมวลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า
6. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร
7. มีระบบรักษาความปลอดภัย
8. ระบบ EIS ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ และช่วยในการตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

&&&&&&&&&&&&&&

ตัวอย่างที่ 1 : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกับกลยุทธ์ในการแข่งขัน

การประยุกต์ใช้ระบบ DDS
ตัวอย่างที่ 1 : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกับกลยุทธ์ในการแข่งขัน
บริษัทไฟร์สโตน ในรัฐโอไฮโอ สหรัฐอเมริกา ได้พัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการออกแบบยางรถยนต์ยี่ห้อใหม่ ระบบช่วยให้นักวิเคราะห์มองเห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างผล ทางด้านการเงินในอดีตกับตัวแปรภายนอก เช่น จำนวนรถยนต์ที่ผลิตทั้งหมด ผลิตภัณฑ์มวลรวมภายในประเทศแล้วนำมาสร้างโมเดลในการพยากรณ์การขาย
ด้วยโมเดลต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ ช่วยให้นักวิเคราะห์ของบริษัทไฟร์สโตน สามารถสร้างฐานข้อมูลที่บรรจุยางของคู่แข่งทั้งหมด 200 ยี่ห้อ รวมทั้งข้อมูลในการผลิต แรงกด ปริมาณ และประมาณการขาย ซึ่งผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลนี้สำหรับการกำหนดกลยุทธ์ในการแข่งขัน ระบบช่วยให้องค์การสามารถนำเอาประเด็นด้านเทคโนโลยีมาผนวกกับ ด้านการเงินในการตัดสินใจที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และช่วยสนับสนุนให้มีการตัดสินใจร่วมกันของหน่วยงานตามหน้าที่ต่างๆ ในองค์การ (Zwass , 1998 : 353)

คำถาม
1. ผู้ใช้ระบบคือใคร
ตอบ บริษัทไฟร์สโตน ในรัฐโอไฮโอ สหรัฐอเมริกา ได้พัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจว่า ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศที่จัดทำให้นักวิเคราะห์ขององค์การเพื่อสนับสนุนและอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลและสารสนเทศสำหรับการวางแผนและตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง สามารถสร้างฐานข้อมูลที่บรรจุยางของคู่แข่งทั้งหมด 200 ยี่ห้อ รวมทั้งข้อมูลในการผลิต แรงกด ปริมาณ และประมาณการขาย

2. ท่านคิดว่าตัวแปรใดบ้างที่ควรอยู่ในโมเดลพยากรณ์การขาย
ตอบ ดิฉันคิดว่าคงเป็นตัวแปรภายนอก เช่น จำนวนรถยนต์ที่ผลิตทั้งหมด ผลิตภัณฑ์มวลรวมภายในประเทศ โมเดลในการพยากรณ์การขาย
ตัวแปรภายใน เช่น ด้านการเงินในบริษัท รวมทั้งข้อมูลในการผลิต แรงกด ปริมาณ และประมาณการขาย.

สรุปบทที่6

สรุปบทที่ 6
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ

การบริหารงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั่น คือ ผู้บริหารจะต้องดำเนินตามกระบวนการอย่างมีระบบ ซึ่งในการตัดสินใจของผู้บริหาร “ข้อมูลและสารสนเทศ” นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ ในทางปฏิบัติแล้ว ผู้บริหารไม่มีเวลาเพียงพอที่จะเตรียมและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง จึงจำเป็นที่จะต้องมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดเตรียมข้อมูลจากแหล่งต่างๆให้
องค์การและสิ่งแวดล้อม
องค์การตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ คำจำกัดความด้านเทคนิคนี้จะเน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ
1. ปัจจัยหลักด้านการผลิต ได้แก่ เงินทุนและแรงงาน
2. กระบวนการผลิตซึ่งจะเปลี่ยนสิ่งนำเข้าให้เป็นผลิตภัณฑ์
3. ผลผลิต ได้แก่ สินค้า และ บริการ
ระบบสารสนเทศและองค์การต่างมีอิทธิพลซึ่งกันและกัน โดยระบบสารสนเทศจะต้องมีวัตถุประสงค์ที่สอดคล้องหรือมีทิศทางเดียวกับองค์การเพื่อนำเสนอข้อมูลข่าวสารตามกลุ่มบุคคลในองค์การที่ต้องการ ในขณะเดียวกันองค์การก็ต้องตระหนักและเปิดรับในการนำเอาระบบสารสนเทศเข้ามามีบทบาทที่สำคัญเพื่อรับประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ๆ
ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ องค์การที่ต่างกันอาจได้รับผลกระทบที่ไม่เหมือนกันจากการนำเอาเทคโนโลยีและระบบสารสนเทศแบบเดียวกันมาใช้ ดังนั้นก่อนที่จะออกแบบระบบใหม่ควรศึกษาและทำความเข้าใจในองค์การเสียก่อน
ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์การ
ระบบสารสนเทศมีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและโครงสร้างขององค์การดังนี้
1. ลดระดับขั้นของการจัดการ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การตัดสินใจและการประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน ช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่หลากหลายของผู้บริโภคได้ง่ายขึ้น
3. ลดขั้นตอนการดำเนินงาน ถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้มีกระบวนการทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและลดเวลาที่ต้องใช้ ทำให้บริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ ช่วยให้เกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงทางการบริหารจัดการ โดยสามารถให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานของระบบต่างๆในองค์ได้ตลอดเวลา
5. กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่ ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้และมีความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่

องค์การดิจิทัลและองค์การระบบเครือข่าย
เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การระบบอินเทอร์เน็ตได้รับ ความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพานิชย์ อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า

องค์การเสมือนจริง(Virtual Organization)
องค์การเสมือนจริงเป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับสถานที่ตั้งขององค์การ
ลักษณะขององค์การเสมือนจริงมีดังนี้
1. มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน
2. ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3. มีความเป็นเลิศ
4. มีความไว้วางใจ
5. มีโอกาสทางตลาด

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
บุคลากรที่ดำเนินงานในองค์การต่างๆมีหน้าที่รับผิดชอบแตกต่างกันออกไปตามลักษณะงานที่ได้รับมอบหมาย โดยทั่วไปแล้วการแบ่งประเภทของผู้ใช้ระบบสารสนเทศในองค์การ นิยมแบ่งตามระดับของการปฏิบัติงานหรือการบริหารจัดการ ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ระดับดังนี้
1. ผู้ปฏิบัติงาน (Workers) เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุนและอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่าง ๆ เป็นผู้ที่ทำกิจกรรมประจำวันตลอดจนจัดทำฐานข้อมูลและรายงานขององค์การ ตัวอย่างบุคลากรระดับปฏิบัติงาน เช่น พนักงานพิมพ์เอกสาร เจ้าหน้าที่ห้องสมุด พนักงานบัญชี พนักงานประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
2. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Managers) หรือที่เรียกโดยทั่วไปว่า หัวหน้างาน ผู้บริหารระดับนี้จะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลการดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Managers) เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการรวมทั้งวางแผนยุทธวิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย ออกจากนี้ยังต้องทำหน้าที่ประสานงานกับผู้บริหารงานระดับสูงเพื่อรับนโยบายแล้วนำมาวางแผนการปฏิบัติงาน
4. ผู้บริหารระดับสูง (Senior Managers) ในบางครั้งเรียกกันทั่วไปว่า Executive Managers เป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การ เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางกลยุทธ์ ในการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การตลอดจนดูแลองค์การในภาพรวม

ประเภทของระบบสารสนเทศ (Types of Information Systems) หน่วยงานต่าง ๆ นิยมนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้สำหรับช่วยการดำเนินงานด้านต่าง ๆ เพื่อการประมวลผลให้ได้สารสนเทศสำหรับใช้ในการบริหารและตัดสินใจ ดังนั้นเมื่อกล่าวถึงคำว่า “ระบบสารสนเทศ” ในปัจจุบันส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาใช้ หรือที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศอิงคอมพิวเตอร์

ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้หลายวิธี ในที่นี้จะขอกล่าวถึงประเภทของระบบสารสนเทศที่สำคัญ 3 ประเภท ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ
เนื่องมาจากการดำเนินงานขององค์การมีลักษณะแตกต่างกันออกไป ระบบสารสนเทศจึงต้องมีการออกแบบให้สอดคล้องและเหมาะสมกับลักษณะงานขององค์การเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม จะประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล
2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน
ระบบสารสนเทศประเภทนี้เป็นระบบที่จำแนกตามลักษณะหรือหน้าที่ของงานหลัก ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก ตัวอย่าง เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ อาจประกอบด้วยระบบย่อยๆ ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ เป็นต้น
3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน
ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกันมีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้น ระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งาน เพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ
โดยทั่วไป ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็น 6 ประเภท ดังนี้
1.ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม : TPS เป็นระบบสารสนเทศประเภทแรกที่นิยมนำมาใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงการให้บริการลูกค้า
ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
(1.) การประมวลผลแบบกลุ่ม เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด แล้วจึงจะประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียว การรวบรวมข้อมูลอาจกระทำด้วยมือ จากเอกสารแบบฟอร์มต่างๆหรืออาจใช้วิธีป้อนข้อมูลออนไลน์ (Online) ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
(2.) การประมวลผลแบบทันที เป็นการประมวลผลแต่ละรายการและให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ เช่น การซื้อบัตรเข้าชมภาพยนตร์ที่เคาน์เตอร์ เป็นต้น
นอกจากการประมวลผลข้อมูลทั้ง 2 ประเภทที่กล่าวมาแล้ว ในการประมวลผลระบบสารสนเทศบางระบบ อาจมีการประมวลผลทั้งแบบกลุ่มละแบบทันที ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานและผลลัพธ์ที่ต้องการ
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ : MIS เป็นระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่ได้จาก TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน ควบคุม กำกับดูแล สั่งการ และประกอบการตัดสินใจ ลักษณะของสารสนเทศในระบบนี้โดยทั่วไปจะเป็นรายงานสรุปค่าสถิติต่างๆที่ได้จากการดำเนินงาน สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้
(1.) รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
(2.) รายงานสรุป เป็นรายงานที่จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพร่วม โดยปกติจะแสดงผลในรูปของตารางสรุปจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ
(3.) รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ เป็นรายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษที่ไม่อยู่ในเกณฑ์การจัดทำรายงานตามปกติ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจได้อย่างทันเวลา
(4.) รายงานที่จัดทำตามต้องการ เป็นรายงานที่มีลักษณะตรงข้ามกับรายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนดซึ่งรายงานจะการทำตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ
โดยสรุปแล้วการจัดทำสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ จะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารใช้ในการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจ สารสนเทศหรือรายงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้และทันต่อเวลา
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ : DSS เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆ ไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง ในขณะที่ DSS จะช่วยสนับสนุนการแก้ปัญหาและตัดสินใจเฉพาะกรณีตามที่ผู้บริหารต้องการ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
ลักษณะที่สำคัญของ DSS คือ จะต้องเป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจ เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์
4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง : EIS หรือ ESS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวางแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง
EIS สามารถเข้าถึงสารสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การ และจะนำเสนอสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน ตาราง และกราฟ เพื่อการสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่ายและประหยัดเวลา
5. ปัญญาประดิษฐ์ : AI และระบบผู้เชี่ยวชาญ : ES ปัญญาประดิษฐ์ เป็นความพยายามที่พัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ (ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์) ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ
ถึงแม้ว่าการใช้ปัญญาประดิษฐ์จะมีข้อจำกัดมากว่าการใช้ปัญญาของมนุษย์ แต่ในองค์การธุรกิจก็นิยมที่นำมาประยุกต์ใช้งานเพื่อการรักษาความรู้ของผู้เชี่ยวชาญที่อาจสูญเสียหรือสูญหายไปเนื่องมาจากการลาออก เกษียณ หรือเสียชีวิต นอกจากนี้ยังช่วยขยายฐานความรู้ขององค์การในการให้คำแนะนำเพื่อแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน และยังช่วยลดภาระงานประจำที่มนุษย์ไม่มีความจำเป็นต้องทำ เป็นต้น
ES จะประกอบได้ด้วย 3 ส่วนประกอบหลักได้แก่(1)ส่วนติดต่อกับผู้ใช้หรือบทสนทนา เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการสื่อสารกับผู้ใช้(2)ฐานความรู้(Knowledge-based) เป็นกลุ่มของข้อเท็จจริงหรือความสัมพันธ์ระหว่างข้อเท็จจริงที่เป็นความรู้หรือความเชี่ยวชาญในระบบนั้นๆ และ(3) กลไกอนุมาน หรือ Inference Engine เป็นส่วนประกอบหนึ่งที่ใช้สำหรับค้นหาสารสนเทศจากฐานความรู้ เพื่อให้คำตอบ การทำนาย และคำแนะนำตามแนวทางที่ผู้เชี่ยวชาญกระทำ
6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน : OIS หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ : OAS เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ(Electronic Messages),การบันทึกตารางนัดหมาย(Schedule Appointments) และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ
ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถแบ่งได้เป็น 5 ประเภทคือ ระบบจัดการเอกสาร ระบบการจัดการข่าวสาร ระบบการทำงานร่วมกัน/ประชุมทางไกล ระบบการประมวลภาพ
OIS ใช้โปรแกรมพื้นฐานทั่วไปเพื่อสนับสนุนการทำงาน เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมฐานข้อมูล โปรแกรมเว็บบราเซอร์ นอกจานี้ OIS ยังใช้เพื่อการสื่อสาร เช่น ระบบไปรษณีย์เสียง และระบบกลุ่มงาน OIS ยังรวมถึงการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ เช่น สแกนเนอร์ เครื่องโทรสาร(Fax) และอุปกรณ์สำนักงานอื่น