บทที่ 11 ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ
วิวัฒนาการของระบบ ERP
ช่วงต้นทศวรรษที่ 1960 วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัตถุ หรือที่เรียกว่า MRP ( Material Requirements Planning ) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการและจำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และนำมาช่วยด้านการบริหารการผลิต ซึ่งระบบ MRP ได้รับการยอมรับว่าสามารถช่วยลดระดับวัสดุคงคลังให้ต่ำลง
กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP
ERP เป็นแอปพลิเคชันที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในองค์การ ระบบ ERP ช่วยในการจัดกระบวนการทางธุรกิจ ( Business Process) ทั้งหมดในองค์การไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงิน กระบวนการขายและการตลาด เพื่อให้กระบวนการทำงานภายในองค์การเป็นไปโดยอัตโนมัติ
ประโยชน์และความท้าทาของระบบ ERP
กระบวนการบริหาร ระบบ ERP นอกจากจะช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติแล้ว ระบบยังสามารถรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้กับผู้บริหารได้เที่ยงตรงและปัจจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทางการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน
เทคโนโลยีพื้นฐาน ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ที่กระจัดกระจ่ายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ ข้อมูลจากส่วนต่าง ๆ ขององค์การจะถูกจัดเก็บไว้ที่ข้อมูลส่วนกลางรวมกันมีมาตรฐานเดียวกัน
กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานสามารถติดตามความก้าวหน้าของงานได้ผ่านระบบเดียวกันทำให้การติดสินใจในด้านต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ความท้าทาย
การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ ผู้ใช้อาจต้อง ปรับขั้นตอนหรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานให้เหมาะสมหรือไม่เป็นไปตามความสามารถของซอฟต์แวร์ ความท้าทายก็คือการค้นหาว่าขั้นตอนการทำงานใดที่สมควรจะต้องได้รับการปรับเปลี่ยนและจะทำการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับ ERP
การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่และค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง การพัฒนาระบบ ERP จะมีค้าใช้จ่ายสูงในตอนเริ่มต้นแต่อาจจะยังไม่ได้รับหรือปกระเมินประโยชน์ได้อย่างชัดเจน จนกว่าจะมีการนำระบบไปใช้ซึ่งประโยชน์จะค่อย ๆ เพิ่มขึ้น
ความไม่ยึดหยุ่นในการปรับซอฟต์แวร์ ระบบ ERP เป็นระบบที่มีความซับซ้อนต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง ดูแลและบำรุงรักษาได้ระบบการพัฒนาบนพื้นฐานของวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดหรือเรียกว่า Best Practice
ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ
1. การศึกษาและวางแผนแนวคิด มาใช้ในองค์การเป็นขั้นตอนที่ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานต้องมีการเตรียมการในระดับหนึ่ง
2. การวางแผนนำมาระบบมาใช้ ซึ่งจะมีการจัดตั้งคณะกรรมการ ขึ้นมาชุดหนึ่ง ซึ่ง๕ระกรรมการชุดนี้จะมาได้มาทำงานโดยตรงแต่ละจะหน้าที่ในการกำกับดูแล้วให้การคัดเลือกระบบ ERP เป็นไปในทิศทางที่ต้องการ
3. การพัฒนาระบบ ขั้นตอนที่ลงในรายละเอียดของการพัฒนาที่เหมาะสมกับองค์การ ซึ่งประกอบไปด้วยการวางแผนโครงสร้างการพัฒนาอย่างละเอียด
4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมและให้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ
โครงสร้างของซอฟต์แวร์ ERP
1. ซอฟท์แวร์โมดูล ( Business Application Software Moudle) ได้แก่โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ
2. ฐานข้อมูลรวม ( Integrated Databaese) ซอฟต์แวร์โมดูลสามารถเข้าถึง ( Acess) ฐานข้อมูลได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลร่วมกันได้
3. ระบบสนับสนุนการบริหารการจัดการ ( System Administration Utility) เป็นส่วนที่สนับสนุนการบริหารการจัดการระบบ
4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน ( Development and Customization Utility) เป็นส่วนที่สนับสนุนหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ
ปัจจัยในการพิจารณาการตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ ERP
1. พิจารณาว่าจะใช้ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปหรือไม่
2. ฟังก์ชันของ ERP สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการในการนำมาใช้งานขององค์การ
3. ความยืดหยุ่นในการปรับแก้ซอฟต์แวร์
4. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP ( Cost of Ownership)
5. การบำรุงรักษาระบบ
6. รองรับการทำงานหรือเทคโนโลยีในอนาคต
7. ความสามารถของผู้ขาย (Vendor) ซอฟท์แวร์
ซอฟท์แวร์ ERP ในท้องตลาด
ERP ที่มีในท้องตลาดมีหลายรายด้วยกัน เช่น
* IFS Applications * MFG/PRO * SSA Baan ERP 5
*MYSAP ERP * CONTROL * Oracle
* Peoplesoft * J.D.Edwareds * Bann
กลุ่มที่ถือว่าเป็นผู้นำตลาด คือ SAP , Oracle , Peoplesoft , Bann และ J.D.Edwareds
การขยายขีดความสามารถของระบบ ERP และระบบเครือข่ายอุตสาหกรรม
ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีและสื่อสาร เช่น อินเทอร์เน็ต ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารกันได้อย่างง่ายดาย รวมถึงความจำเป็นในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงสภาแวดล้อมอย่างรวดเร็วและเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
Extended ERP ส่งผลให้เกิดการเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายอุตสาหกรรม ( Industrial Network)
ซึ่งเชื่อมโยงห่วงโซ่คุณค่าทั้งภายในและภายนอกองค์การ ลักษณะเชื่อมโยง Extended ERP ที่
เด่นชัด คือมีการขยายฟังก์ชันการทำงานของ ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟท์แวร์อื่น ๆ ระบบการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า ( CRM) การบริหารห่วงโซ่อุปทาน ( SCM ) หรือการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ( E-Commerce) ฯลฯ
บทที่ 12 การพัฒนาระบบสารสนเทศ
ความจำเป็นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ
การเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน
ระบบเดิมไม่สามารถให้ข้อมูลหรือทำงานได้ตามต้องการ มีการดำเนินงานหลบายขั้นตอน ยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาจัดหาข้อสรุปสำหรับการติดตามการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์การ
การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี
เทคโนโลยีมีราคาถูก เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบสารสนเทศปัจจุบันล้าสมัย ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบมีราคาสูง
การปรับองค์การและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
ระบบที่ใช้งานปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานที่ยุงยากซับซ้อน ขาดเอกสารอ้างอิงหรือเอกสารที่มีอยู่ไม่ได้มาตรฐาน ทำให้การปรับปรุงหรือแก้ไขทำได้ยากหรือมีความจำเป็นต้องปรับปรุงระบบควบคุมกรอบความต้องการปรับองค์การให้เหมาะสมเพื่อสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง
· กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ เป้าหมาย
และขั้นตอนการดำเนินขององค์การ ซึ่งเป็นสิ่งที่กำหนดแนวทางของระบบสารสนเทศที่พัฒนา
· บุคลากร ( People) การพัฒนาระบบให้ประสบความสำเร็จจะต้องได้รับความร่วมมือ
· วิธีการและเทคโนโลยี ( Methodology and Technique) วิธีการและเทคนิคต่าง ๆ ในการพัฒนาระบบสารสนเทศพิจารณาอย่างรอบคอบ
· เทคโนโลยี (Technology) เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
· งบประมาณ ( Budget) การพัฒนาระบบที่มีการจัดเตรียมงบประมาณไว้รองรับล่วงหน้าอย่างเพียงพอและเหมาะสมจะช่วยให้การพัฒนาระบบเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและราบรื่น
· ข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์การ (Infastrastructure) องค์การควรมีโครงสร้างพื้นฐาน อาทิ ระบบเครือข่าย ระบบฐานข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย และมีการเตรียมข้อมูลที่ดี อยู่มนรูปแบบเหมาะสมกับระบบที่จะพัฒนา
· บริหารโครงสร้าง (Project Management) การบริหารโครงการเป็นสิ่งที่สำคัญในการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ทีมงานพัฒนาระบบ
คณะกรรมการ ( Steering Committee)
ผู้บริหารโครงการ ( Project Manager)
ผู้บริหารหน่วยงานด้านสารสนเทศ ( MIS Manager)
นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst)
· ทักษะด้านเทคนิค
· ทักษะด้านการวิเคราะห์
· ทักษะด้านการบริหารจัดการ
· ทักษะด้านการติดต่อสื่อสาร
ผู้เชี่ยวชาญการทางด้านเทคนิค
· ผู้บริหารฐานข้อมูล
· โปรแกรมเมอร์
ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป ( User and Manager)
หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ
1) คำนึงถึงเจ้าของและผู้ใช้ระบบ สามารถตอบสนองความต้องการของเจ้าของระบบและผู้ใช้ระบบนั้นจำเป็นต้องพยายามทำให้เจ้าของระบบและผู้ใช้ระบบเข้ามามีสาวนร่วมในการพัฒนาระบบมากที่สุด
2) เข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด ในระบบสารสนเทศเพื่อแก้ปัญหาที่มีอยู่ของระบบงานเดิมนั้นจะต้องพยายามเข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด
3) กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการพัฒนาระบบ
4) กำหนดมาตรฐานในการพัฒนาระบบ
5) ตระหนักว่าการพัฒนาระบบเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง
6) เตรียมความพร้อมหากจะต้องยกเลิกหรือทบทวนระบบสารสนเทศที่กำลังพัฒนา
7) แตกระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาออกเป็นระบบย่อย
8) ออกเป็นระบบให้สามารถรองรับต่อการขยายหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคต
การพัฒนาระบบซึ่งเกิดขึ้นตามลำดับดังนี้
1. การพัฒนาระบบแบบน้ำตก
2. การพัฒนาระบบแบบน้ำตกที่ย้อนกลับ
3. การพัฒนาระบบในรูปแบบขดลวด
วงจรการพัฒนาระบบ
Phase 1: การกำหนดและเลือกสรรโครงการ
Phase 2: การเริ่มต้นวางแผนโครงการ
การศึกษาความเป็นไปได้ ( Feasibility Study) เป็นการพิจารณาถึงความเหมาะสมในระบบมาใช้และประเมินความคุ้มค่าหรือผลประโยชน์
ความเป็นไปได้ทางเทคนิค, ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน , ความเป็นไปได้ด้านระยะเวลาการดำเนินงาน ,ความเป็นไปได้ด้านการเงิน
การพิจาณาผลประโยชน์หรือผลตอบแทนที่จะได้รับโครงการ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท
ผลประโยชน์ที่สามารถวัดค่าได้, ผลประโยชน์ที่ไม่สามารถวัดค่าได้
การพิจาณาค่าใช้จ่ายต้นทุนของโครงการ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท
ต้นทุนที่สามารถวัดค่าได้ , ต้นทุนที่ไม่สามารถวัดค่าได้ , ต้นทุนที่เกิดครั้งเดียว , ต้นทุนคงที่ ,ต้นทุนผันแปร
การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการพัฒนาตามระบบสารสนเทศ
1) วิธีมูลค่าปัจจุบันสุทธิ
2) วิธีดัชนีผลกำไร
3) อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน
4) การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน
Phase 3: การวิเคราะห์ระบบ
Fact – Finding Technique เป็นกระบวนการในการเก็บรวบรวมข้อมูล ข้อเท็จจริงและสารสนเทศของระบบแบบดั้งเดิมที่นิยมใช้กัน
Joint Application Design (JAD) เป็นการประชุมร่วมกันของผู้ที่เกี่ยวกับการพัฒนาระบบ
การสร้างต้นแบบ เป็นวิธีหนึ่งที่ใช้ในการรวบรวมความต้องการของระบบงาน
Phase 4: การออกแบบระบบ
โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ การออกแบบเชิงตรรกะ , การออกแบบเชิงกายภาพ
Phase 5: การดำเนินการระบบ
จัดซื้อหรือจัดหาฮาร์ดแวร์และซอฟท์แวร์ ,เขียนโปรมแกรม ,ทำการทดสอบ ,จัดทำเอกสารระบบ , การถ่ายโอนระบบงาน
Phase 6:การบำรุงรักษาระบบ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท
Corrective Maintenance เป็นการบำรุงรักษาระบบเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง
Adaptive Maintenance เป็นการบำรุงรักษาเพื่อให้สามารถรองรับความต้องการเพิ่มขึ้น
Perfective Maintenance เป็นการบำรุงรักษาเพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
Preventive Maintenance เป็นการบำรุงรักษาเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ
1. การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน
2. การสร้างต้นแบบ สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากจะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพที่พัฒนาได้ชัดเจน
3. การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ ปัจจุบันผู้ใช้มีความรู้และทักษะเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์มากขึ้น
4. การใช้บริการจากแหล่งภายนอก ไม่ต้องการใช้ทรัพยากรขององค์การ
5. การใช้ซอฟท์แวร์สำเร็จรูปประยุกต์
การพัฒนาระบบงานแบบออบเจ็กต์
การพัฒนาระบบและเขียนโปรมแกรมที่ผ่านมานิยมใช้แนวคิดเชิงโครงสร้าง ซึ่งไม่รองรับการพัฒนาระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน และขาดความต่อเนื่องในขั้นตอนการพัฒนาระบบ
การพัฒนาระบบงานประยุกต์แบบรวดเร็ว
การพัฒนาระบบสานสนเทศตามขั้นตอนวงจรระบบเป็นวิธีที่ใช้เวลาค่อนข้างนานจึงมีความพยายามคิดค้นหาวิธีพัฒนาระบบสารสนเทศที่ใช้เวลาสั้นกว่าวิธีวงจรพัฒนาระบบ
เครื่องมือสำหรับ RAD จำเป็นต้องอาศัยเครื่องมือต่าง ๆ มาช่วย เครื่องมือที่สำคัญมีดังนี้
ภาษารุ่นที่ 4 ( 4GL) เป็นภาษาระดับสูง เช่น SQL
โปรมแกรมเคส ( CASE Tools) เป็นซอฟท์แวร์ที่ช่วยในการพัฒนาระบบและสนับสนุนการทำงานในแต่ละขั้นตอนการพัฒนาระบบ
ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ
การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร , การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ ที่ชัดเจน ,ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ , การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม , การบริหารโครงสร้างการพัฒนาระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น