สรุปบทที่6

สรุปบทที่ 6
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ

การบริหารงานให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั่น คือ ผู้บริหารจะต้องดำเนินตามกระบวนการอย่างมีระบบ ซึ่งในการตัดสินใจของผู้บริหาร “ข้อมูลและสารสนเทศ” นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ ในทางปฏิบัติแล้ว ผู้บริหารไม่มีเวลาเพียงพอที่จะเตรียมและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง จึงจำเป็นที่จะต้องมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการจัดเตรียมข้อมูลจากแหล่งต่างๆให้
องค์การและสิ่งแวดล้อม
องค์การตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ คำจำกัดความด้านเทคนิคนี้จะเน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ
1. ปัจจัยหลักด้านการผลิต ได้แก่ เงินทุนและแรงงาน
2. กระบวนการผลิตซึ่งจะเปลี่ยนสิ่งนำเข้าให้เป็นผลิตภัณฑ์
3. ผลผลิต ได้แก่ สินค้า และ บริการ
ระบบสารสนเทศและองค์การต่างมีอิทธิพลซึ่งกันและกัน โดยระบบสารสนเทศจะต้องมีวัตถุประสงค์ที่สอดคล้องหรือมีทิศทางเดียวกับองค์การเพื่อนำเสนอข้อมูลข่าวสารตามกลุ่มบุคคลในองค์การที่ต้องการ ในขณะเดียวกันองค์การก็ต้องตระหนักและเปิดรับในการนำเอาระบบสารสนเทศเข้ามามีบทบาทที่สำคัญเพื่อรับประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ๆ
ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ องค์การที่ต่างกันอาจได้รับผลกระทบที่ไม่เหมือนกันจากการนำเอาเทคโนโลยีและระบบสารสนเทศแบบเดียวกันมาใช้ ดังนั้นก่อนที่จะออกแบบระบบใหม่ควรศึกษาและทำความเข้าใจในองค์การเสียก่อน
ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์การ
ระบบสารสนเทศมีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและโครงสร้างขององค์การดังนี้
1. ลดระดับขั้นของการจัดการ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การตัดสินใจและการประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน ช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่หลากหลายของผู้บริโภคได้ง่ายขึ้น
3. ลดขั้นตอนการดำเนินงาน ถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้มีกระบวนการทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและลดเวลาที่ต้องใช้ ทำให้บริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ ช่วยให้เกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงทางการบริหารจัดการ โดยสามารถให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานของระบบต่างๆในองค์ได้ตลอดเวลา
5. กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่ ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้และมีความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่

องค์การดิจิทัลและองค์การระบบเครือข่าย
เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การระบบอินเทอร์เน็ตได้รับ ความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพานิชย์ อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า

องค์การเสมือนจริง(Virtual Organization)
องค์การเสมือนจริงเป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับสถานที่ตั้งขององค์การ
ลักษณะขององค์การเสมือนจริงมีดังนี้
1. มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน
2. ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3. มีความเป็นเลิศ
4. มีความไว้วางใจ
5. มีโอกาสทางตลาด

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
บุคลากรที่ดำเนินงานในองค์การต่างๆมีหน้าที่รับผิดชอบแตกต่างกันออกไปตามลักษณะงานที่ได้รับมอบหมาย โดยทั่วไปแล้วการแบ่งประเภทของผู้ใช้ระบบสารสนเทศในองค์การ นิยมแบ่งตามระดับของการปฏิบัติงานหรือการบริหารจัดการ ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ระดับดังนี้
1. ผู้ปฏิบัติงาน (Workers) เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุนและอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่าง ๆ เป็นผู้ที่ทำกิจกรรมประจำวันตลอดจนจัดทำฐานข้อมูลและรายงานขององค์การ ตัวอย่างบุคลากรระดับปฏิบัติงาน เช่น พนักงานพิมพ์เอกสาร เจ้าหน้าที่ห้องสมุด พนักงานบัญชี พนักงานประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
2. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Managers) หรือที่เรียกโดยทั่วไปว่า หัวหน้างาน ผู้บริหารระดับนี้จะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลการดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Managers) เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการรวมทั้งวางแผนยุทธวิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย ออกจากนี้ยังต้องทำหน้าที่ประสานงานกับผู้บริหารงานระดับสูงเพื่อรับนโยบายแล้วนำมาวางแผนการปฏิบัติงาน
4. ผู้บริหารระดับสูง (Senior Managers) ในบางครั้งเรียกกันทั่วไปว่า Executive Managers เป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การ เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางกลยุทธ์ ในการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การตลอดจนดูแลองค์การในภาพรวม

ประเภทของระบบสารสนเทศ (Types of Information Systems) หน่วยงานต่าง ๆ นิยมนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้สำหรับช่วยการดำเนินงานด้านต่าง ๆ เพื่อการประมวลผลให้ได้สารสนเทศสำหรับใช้ในการบริหารและตัดสินใจ ดังนั้นเมื่อกล่าวถึงคำว่า “ระบบสารสนเทศ” ในปัจจุบันส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาใช้ หรือที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศอิงคอมพิวเตอร์

ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้หลายวิธี ในที่นี้จะขอกล่าวถึงประเภทของระบบสารสนเทศที่สำคัญ 3 ประเภท ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ
เนื่องมาจากการดำเนินงานขององค์การมีลักษณะแตกต่างกันออกไป ระบบสารสนเทศจึงต้องมีการออกแบบให้สอดคล้องและเหมาะสมกับลักษณะงานขององค์การเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม จะประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล
2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน
ระบบสารสนเทศประเภทนี้เป็นระบบที่จำแนกตามลักษณะหรือหน้าที่ของงานหลัก ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก ตัวอย่าง เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ อาจประกอบด้วยระบบย่อยๆ ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ เป็นต้น
3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน
ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกันมีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้น ระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งาน เพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ
โดยทั่วไป ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็น 6 ประเภท ดังนี้
1.ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม : TPS เป็นระบบสารสนเทศประเภทแรกที่นิยมนำมาใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงการให้บริการลูกค้า
ลักษณะการประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
(1.) การประมวลผลแบบกลุ่ม เป็นการประมวลผลที่ข้อมูลจะถูกรวบรวมและสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กำหนด แล้วจึงจะประมวลผลรวมกันเป็นครั้งเดียว การรวบรวมข้อมูลอาจกระทำด้วยมือ จากเอกสารแบบฟอร์มต่างๆหรืออาจใช้วิธีป้อนข้อมูลออนไลน์ (Online) ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
(2.) การประมวลผลแบบทันที เป็นการประมวลผลแต่ละรายการและให้ผลลัพธ์ทันทีเมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ เช่น การซื้อบัตรเข้าชมภาพยนตร์ที่เคาน์เตอร์ เป็นต้น
นอกจากการประมวลผลข้อมูลทั้ง 2 ประเภทที่กล่าวมาแล้ว ในการประมวลผลระบบสารสนเทศบางระบบ อาจมีการประมวลผลทั้งแบบกลุ่มละแบบทันที ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานและผลลัพธ์ที่ต้องการ
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ : MIS เป็นระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่ได้จาก TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน ควบคุม กำกับดูแล สั่งการ และประกอบการตัดสินใจ ลักษณะของสารสนเทศในระบบนี้โดยทั่วไปจะเป็นรายงานสรุปค่าสถิติต่างๆที่ได้จากการดำเนินงาน สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้
(1.) รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
(2.) รายงานสรุป เป็นรายงานที่จัดทำเพื่อสรุปการดำเนินงานโดยภาพร่วม โดยปกติจะแสดงผลในรูปของตารางสรุปจำนวนและกราฟเปรียบเทียบ
(3.) รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ เป็นรายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขพิเศษที่ไม่อยู่ในเกณฑ์การจัดทำรายงานตามปกติ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้บริหารได้ใช้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจได้อย่างทันเวลา
(4.) รายงานที่จัดทำตามต้องการ เป็นรายงานที่มีลักษณะตรงข้ามกับรายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนดซึ่งรายงานจะการทำตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ
โดยสรุปแล้วการจัดทำสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ จะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารใช้ในการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจ สารสนเทศหรือรายงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้และทันต่อเวลา
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ : DSS เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆ ไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง ในขณะที่ DSS จะช่วยสนับสนุนการแก้ปัญหาและตัดสินใจเฉพาะกรณีตามที่ผู้บริหารต้องการ เป็นการเน้นการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
ลักษณะที่สำคัญของ DSS คือ จะต้องเป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจ เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาและกำหนดกลยุทธ์
4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง : EIS หรือ ESS เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวางแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง
EIS สามารถเข้าถึงสารสนเทศจากฐานข้อมูลภายในและภายนอกองค์การ และจะนำเสนอสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์ในรูปของรายงาน ตาราง และกราฟ เพื่อการสรุปสารสนเทศให้ผู้บริหารได้เข้าใจง่ายและประหยัดเวลา
5. ปัญญาประดิษฐ์ : AI และระบบผู้เชี่ยวชาญ : ES ปัญญาประดิษฐ์ เป็นความพยายามที่พัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ (ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์) ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ
ถึงแม้ว่าการใช้ปัญญาประดิษฐ์จะมีข้อจำกัดมากว่าการใช้ปัญญาของมนุษย์ แต่ในองค์การธุรกิจก็นิยมที่นำมาประยุกต์ใช้งานเพื่อการรักษาความรู้ของผู้เชี่ยวชาญที่อาจสูญเสียหรือสูญหายไปเนื่องมาจากการลาออก เกษียณ หรือเสียชีวิต นอกจากนี้ยังช่วยขยายฐานความรู้ขององค์การในการให้คำแนะนำเพื่อแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน และยังช่วยลดภาระงานประจำที่มนุษย์ไม่มีความจำเป็นต้องทำ เป็นต้น
ES จะประกอบได้ด้วย 3 ส่วนประกอบหลักได้แก่(1)ส่วนติดต่อกับผู้ใช้หรือบทสนทนา เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการสื่อสารกับผู้ใช้(2)ฐานความรู้(Knowledge-based) เป็นกลุ่มของข้อเท็จจริงหรือความสัมพันธ์ระหว่างข้อเท็จจริงที่เป็นความรู้หรือความเชี่ยวชาญในระบบนั้นๆ และ(3) กลไกอนุมาน หรือ Inference Engine เป็นส่วนประกอบหนึ่งที่ใช้สำหรับค้นหาสารสนเทศจากฐานความรู้ เพื่อให้คำตอบ การทำนาย และคำแนะนำตามแนวทางที่ผู้เชี่ยวชาญกระทำ
6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน : OIS หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ : OAS เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ(Electronic Messages),การบันทึกตารางนัดหมาย(Schedule Appointments) และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ
ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถแบ่งได้เป็น 5 ประเภทคือ ระบบจัดการเอกสาร ระบบการจัดการข่าวสาร ระบบการทำงานร่วมกัน/ประชุมทางไกล ระบบการประมวลภาพ
OIS ใช้โปรแกรมพื้นฐานทั่วไปเพื่อสนับสนุนการทำงาน เช่น โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมฐานข้อมูล โปรแกรมเว็บบราเซอร์ นอกจานี้ OIS ยังใช้เพื่อการสื่อสาร เช่น ระบบไปรษณีย์เสียง และระบบกลุ่มงาน OIS ยังรวมถึงการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ เช่น สแกนเนอร์ เครื่องโทรสาร(Fax) และอุปกรณ์สำนักงานอื่น